Satış sürecinin en kritik ama en az dijitalleşen iki halkası: teklif ve sözleşme. Teklif Word'de hazırlanıyor, her satışçının kendi şablonu var, fiyat tutarsız çıkıyor. Sözleşme e-posta ekinde dolaşıyor, imzalı kopya kimde belli değil, yenileme tarihi kimsenin takviminde yok. Sonuç: kaybedilen anlaşmalar, gelir kaçağı, kaçırılan yenilemeler. Bu yazı, teklif-sözleşme sürecinin ERP'ye düzgün entegre edilirse hangi sorunları çözdüğünü anlatıyor.
Teklif sürecinin gizli maliyeti
Bir satış temsilcisi teklif hazırlarken tipik olarak şunları yapar:
- Eski bir teklifi açıp üzerine yazar
- Güncel fiyat listesini bulmaya çalışır (hangi versiyon güncel?)
- İskonto yetkisini hatırlamaya çalışır (ben ne kadar verebilirim?)
- Manuel hesap yapar (KDV, vade farkı, kur)
- PDF'e çevirip e-posta atar
- Müşteri "şu kalem değişsin" der, baştan başlar
Bu döngü teklif başına 1-2 saat harcatır ve hata riski yüksektir. 50 teklif/ay yapan bir ekipte bu, ayda bir kişinin tam zamanı demektir.
ERP'de teklif yönetimi nasıl çalışır?
- Ürün/hizmet kataloğu — fiyatlar tek kaynaktan, güncel
- İskonto matrisi — "satış temsilcisi %5'e kadar, müdür %15'e kadar" kuralı sistemde
- Otomatik hesaplama — KDV, vade farkı, kur, kanal komisyonu otomatik
- Şablon — kurumsal kimlikli, tek tip teklif PDF'i
- Versiyonlama — müşteri revizyon istedi, yeni versiyon, eskisi kayıtlı
- Onay akışı — yüksek iskonto gerekirse müdür onayına otomatik düşer
- Takip — teklif gönderildi mi, açıldı mı, kaç gündür bekliyor
Sonuç: teklif hazırlama süresi 15 dakikaya iner, fiyat tutarlı olur, kazanma oranı ölçülebilir hale gelir.
Tekliften sözleşmeye geçiş
Müşteri "tamam" dedi. Şimdi sözleşme. İyi kurgulanmış ERP'de:
- Onaylanan teklif tek tıkla sözleşmeye dönüşür — kalemleri, fiyatı, süresi taşınır
- Sözleşme şablonuna hukuki metin otomatik eklenir
- e-İmza entegrasyonu ile dijital imza (KEP veya nitelikli e-imza)
- İmzalı sözleşme sisteme kaydedilir, herkes erişebilir
- Sözleşme süresi, yenileme tarihi, fesih bildirim süresi sisteme girilir
Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi
Sözleşme imzalandıktan sonra başlayan asıl iş:
Yenileme yönetimi: Sözleşme bitiş tarihinden X gün önce sorumlu kişiye otomatik hatırlatma. Kurumsal müşteri sözleşmesi sessizce bitip rakibe kaymasın.
Fiyat artış maddeleri: "Yıllık ÜFE oranında artış" gibi maddeler varsa, sistem zamanı gelince hatırlatır ve yeni fiyatı hesaplar.
Milestone takibi: Proje sözleşmelerinde teslim tarihleri, ödeme aşamaları, ceza maddeleri izlenir.
Fesih bildirim süreleri: "60 gün önceden yazılı bildirim" gibi maddeler kaçırılırsa otomatik yenilenir — istenmedik maliyet.
Faturalama entegrasyonu
Sözleşme → fatura bağlantısı en sık gelir kaçağının yaşandığı yer:
- Tekrarlayan faturalama (abonelik, bakım sözleşmesi) — her ay/çeyrek otomatik fatura
- Milestone faturalama — proje aşaması tamamlanınca fatura tetiklenir
- Kullanıma dayalı faturalama — sözleşmedeki birim fiyat × gerçekleşen miktar
Manuel yapıldığında: bir ay fatura kesilmeyi unutulur, kimse fark etmez, o gelir kaybolur. ERP otomasyonu bu kaçağı sıfırlar.
En sık 5 hata
1. Teklif şablonu kişiye bağlı Her satışçının kendi Word şablonu = tutarsız kurumsal kimlik, farklı fiyat hesabı.
2. İskonto yetkisi sözlü "Sen %10'a kadar verebilirsin" sözlü kuralı = denetlenemez, suistimal edilebilir.
3. İmzalı sözleşme tek yerde İmzalı PDF sadece satışçının bilgisayarında — o ayrılınca sözleşme kaybolur.
4. Yenileme tarihi takip edilmiyor Sözleşme sessizce bitiyor, müşteri "biz zaten yenilemedik" diyor, gelir gidiyor.
5. Sözleşme-fatura kopukluğu Sözleşmede ayda 10.000₺ yazıyor ama fatura 8.000₺ kesiliyor — fark yıllarca fark edilmiyor.
KOBİ için başlangıç adımları
- Aylık teklif sayısı ve ortalama hazırlık süresi
- Kaç farklı teklif şablonu dolaşıyor?
- İskonto yetkileri yazılı mı?
- Aktif sözleşmeler dijital ortamda mı, yenileme tarihleri takvimde mi?
- e-İmza altyapınız var mı?
- Tekrarlayan/milestone faturalama manuel mi?
Birasyo'nun yaklaşımı
Birasyo ERP'de teklif-sözleşme yönetimi:
- Merkezi katalog + iskonto matrisi + otomatik hesaplama
- Kurumsal kimlikli teklif PDF şablonu, versiyonlama
- Onay akışları (iskonto/tutar bazlı)
- Tek tıkla teklif → sözleşme dönüşümü
- e-İmza entegrasyonu (nitelikli e-imza / KEP)
- Sözleşme yaşam döngüsü: yenileme, fiyat artışı, milestone, fesih hatırlatmaları
- Tekrarlayan ve milestone faturalama otomasyonu
Teklif-sözleşme süreçlerinizi ERP'ye taşımak için demo açın.
İlgili okumalar:
Bu yazıyı LinkedIn'de paylaşın
Başlık, özet ve hashtagler panoya kopyalanır, LinkedIn paylaş penceresi açılır — yapıştırın (Cmd/Ctrl+V) ve gönderin.
