Satış sürecinin en kritik ama en az dijitalleşen iki halkası: teklif ve sözleşme. Teklif Word'de hazırlanıyor, her satışçının kendi şablonu var, fiyat tutarsız çıkıyor. Sözleşme e-posta ekinde dolaşıyor, imzalı kopya kimde belli değil, yenileme tarihi kimsenin takviminde yok. Sonuç: kaybedilen anlaşmalar, gelir kaçağı, kaçırılan yenilemeler. Bu yazı, teklif-sözleşme sürecinin ERP'ye düzgün entegre edilirse hangi sorunları çözdüğünü anlatıyor.
Teklif sürecinin gizli maliyeti
Bir satış temsilcisi teklif hazırlarken tipik olarak şunları yapar:
- Eski bir teklifi açıp üzerine yazar
- Güncel fiyat listesini bulmaya çalışır (hangi versiyon güncel?)
- İskonto yetkisini hatırlamaya çalışır (ben ne kadar verebilirim?)
- Manuel hesap yapar (KDV, vade farkı, kur)
- PDF'e çevirip e-posta atar
- Müşteri "şu kalem değişsin" der, baştan başlar
Bu döngü teklif başına 1-2 saat harcatır ve hata riski yüksektir. 50 teklif/ay yapan bir ekipte bu, ayda bir kişinin tam zamanı demektir.
ERP'de teklif yönetimi nasıl çalışır?
- Ürün/hizmet kataloğu: fiyatlar tek kaynaktan, güncel
- İskonto matrisi: "satış temsilcisi %5'e kadar, müdür %15'e kadar" kuralı sistemde
- Otomatik hesaplama: KDV, vade farkı, kur, kanal komisyonu otomatik
- Şablon: kurumsal kimlikli, tek tip teklif PDF'i
- Versiyonlama: müşteri revizyon istedi, yeni versiyon, eskisi kayıtlı
- Onay akışı: yüksek iskonto gerekirse müdür onayına otomatik düşer
- Takip: teklif gönderildi mi, açıldı mı, kaç gündür bekliyor
Sonuç: teklif hazırlama süresi 15 dakikaya iner, fiyat tutarlı olur, kazanma oranı ölçülebilir hale gelir.
Tekliften sözleşmeye geçiş
Müşteri "tamam" dedi. Şimdi sözleşme. İyi kurgulanmış ERP'de:
- Onaylanan teklif sözleşmeye dönüşür: kalemleri, fiyatı, süresi taşınır
- Sözleşme şablonuna hukuki metin otomatik eklenir
- e-İmza entegrasyonu ile dijital imza (KEP veya nitelikli e-imza)
- İmzalı sözleşme sisteme kaydedilir, herkes erişebilir
- Sözleşme süresi, yenileme tarihi, fesih bildirim süresi sisteme girilir
Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi
Sözleşme imzalandıktan sonra başlayan asıl iş:
Yenileme yönetimi: Sözleşme bitiş tarihinden X gün önce sorumlu kişiye otomatik hatırlatma. Kurumsal müşteri sözleşmesi sessizce bitip rakibe kaymasın.
Fiyat artış maddeleri: "Yıllık ÜFE oranında artış" gibi maddeler varsa, sistem zamanı gelince hatırlatır ve yeni fiyatı hesaplar.
Aşama takibi: Proje sözleşmelerinde teslim tarihleri, ödeme aşamaları, ceza maddeleri izlenir.
Fesih bildirim süreleri: "60 gün önceden yazılı bildirim" gibi maddeler kaçırılırsa otomatik yenilenir ve istenmedik maliyet doğurur.
Faturalama entegrasyonu
Sözleşme ile fatura arasındaki bağlantı, en sık gelir kaçağının yaşandığı yerdir:
- Tekrarlayan faturalama (abonelik, bakım sözleşmesi): her ay/çeyrek otomatik fatura
- Aşama bazlı faturalama: proje aşaması tamamlanınca fatura tetiklenir
- Kullanıma dayalı faturalama: sözleşmedeki birim fiyat × gerçekleşen miktar
Manuel yapıldığında: bir ay fatura kesmek unutulur, kimse fark etmez, o gelir kaybolur. ERP otomasyonu bu kaçağı önler.
En sık 5 hata
1. Teklif şablonu kişiye bağlı Her satışçının kendi Word şablonu olursa kurumsal kimlik tutarsızlaşır, fiyat hesabı farklılaşır.
2. İskonto yetkisi sözlü "Sen %10'a kadar verebilirsin" sözlü kuralı denetlenemez ve suistimale açıktır.
3. İmzalı sözleşme tek yerde İmzalı PDF yalnızca satışçının bilgisayarındaysa, o ayrılınca sözleşme kaybolur.
4. Yenileme tarihi takip edilmiyor Sözleşme sessizce bitiyor, müşteri "biz zaten yenilemedik" diyor, gelir gidiyor.
5. Sözleşme-fatura kopukluğu Sözleşmede ayda 10.000₺ yazıyor ama fatura 8.000₺ kesiliyor, fark yıllarca fark edilmiyor.
İşletmeler için başlangıç adımları
- Aylık teklif sayısı ve ortalama hazırlık süresi
- Kaç farklı teklif şablonu dolaşıyor?
- İskonto yetkileri yazılı mı?
- Aktif sözleşmeler dijital ortamda mı, yenileme tarihleri takvimde mi?
- e-İmza altyapınız var mı?
- Tekrarlayan/milestone faturalama manuel mi?
Birasyo'nun yaklaşımı
Birasyo ERP'de teklif-sözleşme yönetimi:
- Merkezi katalog, iskonto matrisi ve otomatik hesaplama
- Kurumsal kimlikli teklif PDF şablonu, versiyonlama
- Onay akışları (iskonto/tutar bazlı)
- Tekliften sözleşmeye dönüşüm
- e-İmza entegrasyonu (nitelikli e-imza / KEP)
- Sözleşme yaşam döngüsü: yenileme, fiyat artışı, aşama, fesih hatırlatmaları
- Tekrarlayan ve aşama bazlı faturalama otomasyonu
Teklif-sözleşme süreçlerinizi ERP'ye taşımak için demo talep edin.
İlgili okumalar:
Bu yazıyı LinkedIn'de paylaşın
Başlık, özet ve etiketler panoya kopyalanır, paylaşım penceresi açılır. Yapıştırıp (Cmd/Ctrl+V) gönderin.
