Bir bayi ya da market ziyaretinden dönen plasiyerin elindeki sipariş çoğu işletmede aynı yolu izler. Önce küçük bir deftere ya da kâğıda yazılır, akşam telefonla ofise okunur veya mesajla gönderilir, ertesi sabah bir sipariş sorumlusu bunu sisteme yeniden girer. Aynı bilgi üç kez yazılır, her yazışta bir hata ihtimali doğar ve müşteri siparişinin ancak ertesi günün öğleden sonrasında depoya ulaştığını fark eder.
Bu yazı, saha satış siparişinin telefondan, müşterinin yanındayken nasıl girildiğini ve bu düzenin ERP'de hangi kayıtlarla kurulduğunu anlatıyor. Okur olarak satış müdürünü, operasyon sorumlusunu ve düzeni kuracak patronu düşündük.
Saha satışta sipariş neden en çok burada bozulur?
Bozulma, siparişin müşteriyle ofis arasında el değiştirdiği her noktada olur. Plasiyer müşteriyle konuşurken fiyatı hatırlayarak ya da eski bir listeden söyler. Ofiste siparişi giren kişi başka bir listeye bakar. Müşteri faturada konuştuğundan farklı bir tutar görür ve ilk tartışma başlar.
En sık görülen sorunlar şunlardır:
- Çift giriş. Aynı sipariş deftere, sonra mesaja, sonra sisteme yazılır.
- Eski fiyat. Plasiyerin elindeki liste güncellenmediği için iskonto ve kampanya hatalı uygulanır.
- Gecikme. Sipariş akşam toplanır, sevkiyat planı ertesi güne kayar.
- Bilgi kaybı. Müşterinin ziyarette söylediği not, ödeme sözü ya da şikâyet deftere sığmaz ve unutulur.
- Görünmeyen ziyaret. Hangi müşteriye ne sıklıkla gidildiği kimsenin elinde net bir kayıt olarak durmaz.
Bunların hiçbiri plasiyerin kusuru değildir. Sipariş, kaynağında değil, kaynaktan uzakta kayda geçtiği için hata taşır.
Telefondan sipariş girmek ne demek?
Plasiyer, müşterinin yanındayken kendi telefonundan siparişi doğrudan ERP'ye girer. Ofiste yeniden yazan kimse yoktur, çünkü kayıt ilk girildiği anda sipariş olmuştur. Birasyo'da rota, ziyaret ve sipariş ekranları telefon tarayıcısında açılır, ayrı bir uygulama kurmak gerekmez. Bu ekranlar çalışmak için internet bağlantısı ister. Bağlantının zayıf olduğu bölgelerde çalışan bir ekip varsa bunu kurulumdan önce konuşmak gerekir.
Kısacası sipariş bir kez, doğru yerde ve doğru anda yazılır.
Plasiyerin günü ERP'de nasıl akar?
Akış dört adımdan oluşur ve her adım bir kayıt bırakır.
- Rota. Plasiyerin o gün gideceği müşteriler sırayla listelenir. Hangi müşterinin ne zaman ziyaret edileceği önceden planlıdır.
- Ziyaret. Plasiyer müşteriye vardığında ziyaret kaydı açılır. Görüşme notu, ödeme sözü ya da şikâyet bu kayda yazılır.
- Sipariş. Ürünler müşterinin kendi fiyat listesi ve iskonto kuralıyla girilir. Plasiyer fiyatı hatırlamaz, sistem getirir.
- Sevkiyata geçiş. Sipariş, depo ve sevkiyat tarafında görünür hale gelir. Ertesi sabahı beklemez.
Bu akışın değeri, plasiyerin gün bitince ayrıca rapor yazmak zorunda kalmamasıdır. Rapor, gün boyunca girilen kayıtların toplamıdır.
Fiyat ve iskonto hatası nasıl önlenir?
Plasiyer fiyatı kendisi belirlemez, müşteriye bağlı fiyat listesinden alır. Fiyat listesi müşteri, ürün kategorisi ve dönem bazında tanımlanabilir. Kademeli iskonto ve kampanyadaki hediye ürün kuralları da aynı yerden gelir. Böylece iki plasiyer aynı müşteriye aynı ürün için farklı fiyat söylemez.
Yetki sınırını da işletme olarak baştan yazmak gerekir. Plasiyerin verebileceği en yüksek iskonto neyse, onun üzerindeki talepler satış müdürüne gitmelidir. Bu sınır belirlenmezse ayın sonunda "bu iskontoyu kim verdi" sorusu cevapsız kalır.
Müşterinin cari durumu sipariş anında görünür mü?
Görünmesi gerekir. Müşterinin vadesi geçmiş borcu varsa plasiyer bunu müşterinin yanındayken bilmek ister. Cari hesap, stok kartı ve satış siparişi tek veri tabanında tutulduğu için bu bilgi muhasebeden telefonla sorulmaz, aynı sistemde durur. Kredi limiti kuralının nasıl kurulacağını müşteri kredi limiti yazımızda anlattık.
Burada plasiyerin işi tahsilat peşinde koşmak değil, sipariş sırasında doğru bilgiyle karar vermektir. Bakiyeyi görmeyen plasiyer, sorunlu bir müşteriye de rahatça sipariş yazar.
Ofisteki sipariş sorumlusunun işi ne olur?
Sipariş sorumlusu veri girmekten çıkar, istisnaları yönetmeye geçer. Telefondan girilen siparişlerin çoğu yeniden yazılmadan akar. Sorumlunun önüne yalnızca onay bekleyenler, stoğu yetersiz çıkanlar ve müşterinin değiştirmek istediği siparişler gelir.
Bu rol değişimi sessizce olur ve önemlidir. Giriş işine bağlı kalan bir ekip, satış arttıkça kişi sayısını artırmak zorunda kalır. İstisna yöneten bir ekip aynı kadroyla daha çok siparişi taşıyabilir.
Kurulumda hangi veriler hazır olmalı?
Telefondan sipariş girmek, verinin düzgün olduğu varsayımına dayanır. Başlamadan önce şunlar tamamlanmalıdır:
| Veri | Neden gerekli |
|---|---|
| Müşteri kartları ve adresleri | Rota ve sevkiyat planı buna dayanır |
| Müşteriye bağlı fiyat listeleri | Plasiyerin fiyatı sistemden alması için |
| İskonto ve kampanya kuralları | Onay eşiklerinin tanımlanması için |
| Plasiyer ve bölge eşleşmesi | Hangi plasiyerin hangi müşteriyi gördüğü net olsun diye |
| Stok kartları ve birimler | Sipariş satırında doğru ürün ve birim seçilsin diye |
Müşteri kartında mükerrer kayıt ya da eksik adres varsa, bunlar telefon ekranına olduğu gibi taşınır. Veri temizliği için mükerrer cari ve eksik stok kartı yazımıza bakabilirsiniz.
Plasiyer ekibi yeni düzene nasıl alıştırılır?
En büyük direnç tekniğe değil alışkanlığa bağlıdır. Deftere yazmayı yıllardır yapan biri için telefonda üç ekran gezmek yavaş görünür. Bu yüzden ilk ay iki düzen birlikte yürütülmez. Aksi halde herkes eski yolu tercih eder ve sistem boş kalır.
Pratik bir yol, tek bir bölgeyi ya da tek bir plasiyer grubunu pilot seçmektir. İlk iki hafta sipariş girişi yalnızca telefondan yapılır, sorunlar günlük toplanır, sonra diğer bölgelere geçilir. Satış müdürü bu dönemde ziyaret ve sipariş sayılarına bakarak kimin sisteme alıştığını görebilir.
Birasyo'da bu nasıl kurulur?
Birasyo satış modülünde saha satış, teklif ve sipariş, fiyat listesi, iskonto ve kampanya ile e-fatura aynı yapıda durur. Plasiyer rota, ziyaret ve sipariş ekranlarını telefon tarayıcısından açar, siparişi müşterinin yanındayken girer. Fiyatlar müşteriye bağlı listeden, iskonto ve kampanya kuralları aynı yerden gelir. Ziyaret notları ve fırsatlar için CRM modülü aynı müşteri kaydını kullanır. Kendi müşteri listenizle nasıl çalışacağını görmek için demo talep edebilirsiniz.
Özet
- Saha satışta sipariş defterden ofise geçtikçe çift giriş, eski fiyat ve gecikme doğar. Çözüm siparişi kaynağında, müşterinin yanında girmektir.
- Birasyo'da rota, ziyaret ve sipariş ekranları telefon tarayıcısında açılır. Bu ekranlar internet bağlantısı gerektirir.
- Fiyat, iskonto ve kampanya kuralı müşteriye bağlı listeden gelir. Plasiyerin iskonto yetkisi işletme tarafından baştan belirlenmelidir.
- Ofisteki sipariş sorumlusu veri girişinden çıkıp istisnaları yönetir.
- Kurulumdan önce müşteri kartları, fiyat listeleri ve plasiyer bölge eşleşmesi tamamlanmalı, geçiş tek bir pilot grupla başlamalıdır.
Bu yazıyı LinkedIn'de paylaşın
Başlık, özet ve etiketler panoya kopyalanır, paylaşım penceresi açılır. Yapıştırıp (Cmd/Ctrl+V) gönderin.
