Zincir Markete Mal Veren Üretici İçin Sipariş, İrsaliye ve Fatura Akışı ERP'de Nasıl Kurulur?

Zincir marketlere mal veren bir üretici için gün, sipariş e-postalarıyla ya da zincirin portalıyla başlar. Mağaza ve depo bazında onlarca satır gelir. Biri bunları tabloya aktarır, başka biri sisteme girer, depo toplama yapar, muhasebe irsaliye ve fatura keser. Ay sonunda zincirin ekstresi gelir ve kimse "bu fark nereden çıktı" sorusuna hızlı cevap veremez.

Bu yazı, o akışın ERP'de elle giriş olmadan nasıl kurulduğunu anlatıyor. Okur olarak satış müdürünü, operasyon sorumlusunu ve düzene karar verecek patronu düşündük.

Zincir marketle çalışmak neden normal satıştan farklı?

Zincir, siparişi kendi sistemi üzerinden verir ve teslimatı kendi kurallarıyla kabul eder. Sizden doğru ürünü göndermeniz yetmez, bilgiyi de zincirin istediği formatta iletmeniz gerekir. Barkod yapısı, koli etiketi, sevkiyat bildirimi ve fatura biçimi zincirden zincire değişir.

Bu yüzden hata, mal gönderildikten sonra ortaya çıkar. Mağaza ürünü kabul etmez, fiyat uyuşmaz ya da fatura zincirin sistemine hiç düşmez. Her seferinde para, ay sonu ekstresine kadar bekler.

EDI nedir, ne işe yarar?

EDI (elektronik veri değişimi), iki şirketin sistemlerinin belgeleri insan eli değmeden birbirine göndermesidir. Zincir marketlerde dört belge öne çıkar.

Belge	Genelde kullanılan ad	Yönü
Sipariş	ORDERS	Zincirden size
Sevkiyat bildirimi (elektronik irsaliye)	DESADV	Sizden zincire
Fatura	INVOIC	Sizden zincire
Teslim alım bilgisi	Zincirin gönderdiği alım kaydı	Zincirden size

EDI faturası ile e-Fatura aynı belge değildir. e-Fatura Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine gider, EDI faturası zincirin kendi sistemine. İki ayrı gönderim gerekir ve ikisi birbirini tutmalıdır.

Elle yürüyen düzende nerede kopuyor?

Pratikte dört nokta tekrar ediyor.

1. Sipariş çift girilir. Zincirden gelen sipariş tablo olarak size gelir, birisi ERP'ye yeniden yazar. Satır sayısı arttıkça yanlış kod ve eksik miktar kaçınılmaz olur.
2. Fiyat farkı sevkiyattan sonra görülür. Zincirin anlaştığı kampanya fiyatı sizin fiyat listenizle uyuşmaz. Fark fatura aşamasında ya da ay sonunda ortaya çıkar.
3. Etiket ve barkod sevkiyat anında düzeltilir. Koli ya da palet etiketi yanlış basılırsa mağazanın mal kabulü durur.
4. Mutabakat ay sonuna kalır. Eksik teslim, hasarlı koli ve iade ayrı ayrı izlenmediği için ekstre farkı tek bir tutar olarak gelir.

Akış ERP'de nasıl kurulur?

Kurulumun mantığı, belgelerin ERP'de tek bir sipariş kaydına bağlı yürümesidir.

1. Sipariş otomatik açılır. Zincirden gelen sipariş ERP'de satış siparişi olarak açılır. Mağaza ve depo bazında ayrışır. Ürün kodu, zincirin ürün koduyla eşlenmiş olduğundan satır elle düzeltilmez.

2. Fiyat ve stok kontrolü sipariş anında yapılır. Siparişin fiyatı, o zincire tanımlı fiyat listesi ve kampanya ile karşılaştırılır. Stok yetmiyorsa farkı, mal çıkmadan önce görürsünüz.

3. Toplama ve etiketleme sevkiyattan önce yapılır. Zincirin istediği barkod yapısı kullanılır. Ürün tarafında GTIN-13, koli tarafında ITF-14 yaygındır. Palet ya da koli için 18 haneli SSCC numarası üretilir. SSCC, lojistik birimi tekil olarak tanımlayan GS1 anahtarıdır ve genelde GS1-128 barkodunda taşınır. El terminaliyle okutarak doğrulamak, mağazada kabul sırasında çıkacak hatayı depoda yakalar.

4. Sevkiyat bildirimi ve fatura birlikte gider. Mal depodan çıkarken sevkiyat bildirimi, SSCC ve koli içeriğiyle birlikte zincire iletilir. Fatura kesilir. e-Fatura Gelir İdaresi Başkanlığı'na, EDI faturası zincire gider. Kampanya ve ciro primi gibi zincire özel kesintiler faturaya aynı anda yansır.

5. Teslim alım kaydı gelince mutabakat başlar. Zincirin teslim aldığı miktar, sizin sevkiyat bildiriminizle satır satır karşılaştırılır. Eksik, hasarlı ve iade edilen ürünler ayrı listelenir.

Ay sonu mutabakatı nasıl kısalır?

Ay sonunda ekstreyi elinize alıp bütün faturaları baştan taramak yerine yalnızca fark üreten satırlara bakarsınız. Çünkü eşleşen belgeler zaten kapanmıştır.

Fark üç yerden doğar.

• Eksik teslim: Sevkiyat bildirimindeki miktar ile zincirin kabul ettiği miktar tutmaz.
• Fiyat farkı: Fatura fiyatı ile zincirin sistemindeki anlaşma fiyatı farklıdır.
• İade ve hasar: Mağaza ürünü kabul etmemiştir ya da koli hasarlı gelmiştir.

Her fark kaynak belgesine bağlı olduğu için "hata bizde mi, zincirde mi" sorusu dakikalar içinde cevaplanır. Genel yaklaşım için cari hesap mutabakatı yazımıza bakabilirsiniz.

Zincir EDI kullanmıyorsa ne olur?

Her zincir EDI ile çalışmaz. Bazıları web portalı, bazıları yapılandırılmış e-posta kullanır. Bu durumda da amaç aynıdır: siparişi elle girmeden ERP'ye almak, faturayı ve sevkiyat bilgisini elle yüklemeden göndermek. Portal için otomatik giriş (RPA), e-posta için sabit biçimli şablon kullanılabilir.

Burada dikkat edilecek nokta, zincirin portalı değiştiğinde akışın bozulmasıdır. Bu yüzden portal tabanlı bağlantıda bir kontrol listesi ve hata bildirimi şarttır.

Kurulumdan önce hangi hazırlık yapılmalı?

Teknik bağlantıdan önce üç iş yapılmalıdır.

1. Ürün kodu eşlemesi. Her ürününüzün zincirdeki kodu ile sizin stok kartınız eşlenmelidir. Eşleme yoksa otomasyon ilk günden durur.
2. Zincire özel fiyat listesi. Kampanya, iskonto ve ciro primi koşulları sistemde tanımlı olmalıdır.
3. Barkod ve etiket standardı. Hangi ürünün hangi barkodla, hangi koli ve palet düzeniyle gittiği netleşmelidir.

Bu üç iş, bağlantı kurulduktan sonra da asıl veri kalitesini belirler. Genel mantık için ERP veri kalitesi yazımıza göz atabilirsiniz.

Birasyo'da bu nasıl çözülür?

Birasyo'nun Zincir Mağaza Entegrasyonu (EDI) modülü, zincirlerin sistemlerine doğrudan bağlanır. Gelen siparişler elle girilmeden açılır, mağaza ve depo bazında ayrılır. Sevkiyat bildirimi (DESADV) ve fatura (INVOIC) zincire elektronik gider. Barkod, koli numarası ve SSCC palet bilgisi otomatik eklenir. Zincirin teslim aldığı miktar sizin sevkiyatınızla karşılaştırılır, ay sonunda yalnızca farklara bakarsınız. e-Fatura ve EDI faturası aynı anda kesilir.

Gıda ve içecek üreticisi için lot ve son kullanma tarihi gereksinimleri ayrıca ele alınır. Sektöre özel yaklaşım için Gıda ve İçecek çözümü sayfasına bakabilirsiniz. Kendi zincir ve ürün yapınızla nasıl göründüğünü denemek için demo talebi iletebilirsiniz.

Özet

• Zincir marketle çalışmada asıl iş, malla birlikte bilgiyi de doğru formatta iletmektir.
• EDI ile sipariş, sevkiyat bildirimi ve fatura insan eli değmeden akar. EDI faturası e-Fatura'dan ayrı bir belgedir.
• Koli ve palet için 18 haneli SSCC numarası, ürün için GTIN-13, koli için ITF-14 yaygın kullanılır.
• Eşleşen belgeler kapandığı için ay sonunda yalnızca eksik teslim, fiyat farkı ve iade satırlarına bakılır.
• Kurulumdan önce ürün kodu eşlemesi, zincire özel fiyat listesi ve etiket standardı hazırlanmalıdır.

Kaynaklar ve uyarı

SSCC tanımı GS1 standartlarına dayanır. Belge adları ve zincir gereklilikleri zincirden zincire değişebilir. e-Fatura ve e-İrsaliye yükümlülükleri için Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularını inceleyin ve mali müşavirinize teyit ettirin.