Her işletmenin yaşadığı bir an vardır: Tedarikçi arar, "bizde 50 bin TL borcunuz görünüyor" der; siz bakarsınız, sizin kayıtta 42 bin TL'dir. Kim haklı? Cevap çoğu zaman ikinizin de eksik/fazla işlediği birkaç faturadadır. Bu farkı baştan önlemenin yolu düzenli cari hesap mutabakatıdır. Bu yazı mutabakatın neden ihmal edildiğini, nasıl sistematik yapılacağını ve neden sadece bir muhasebe formalitesi olmadığını anlatıyor.

Cari mutabakat nedir?

Cari hesap mutabakatı, sizin defterinizdeki bir müşteri/tedarikçi bakiyesi ile karşı tarafın defterindeki bakiyenin birbiriyle tutup tutmadığının karşılıklı teyit edilmesidir. İki taraf da "evet, bizde de aynı rakam görünüyor" dediğinde mutabakat sağlanır.

Tutmuyorsa, fark nereden geliyor diye bakılır: Eksik işlenmiş fatura, iki kez girilmiş tahsilat, gözden kaçan iade, ya da farklı döneme atılmış bir kayıt.

Neden ihmal ediliyor?

Çünkü bir sorun çıkana kadar acil görünmez. Mutabakat genelde:

Yıl sonunda topluca yapılmaya çalışılır; yüzlerce cariyi aynı anda mutabık etmek imkânsızlaşır.
"Sorun çıkınca bakarız" mantığıyla ertelenir; sorun çıktığında 8 ay öncesine gitmek gerekir, kimse hatırlamaz.
Elle ya da Excel'le yapıldığı için zaman alır; kimse istekli değildir.

Oysa düzenli yapıldığında her ay birkaç dakikalık iştir ve büyük tartışmaları baştan önler.

BA-BS ile ilişkisi (ve neden kritik)

Türkiye'de belirli tutarın üzerindeki alış ve satışlar için BA (Bildirim Alış) ve BS (Bildirim Satış) formları aylık olarak GİB'e verilirdi. Bu bildirimler 565 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Eylül 2024 döneminden başlayarak kaldırıldı. Mantığı ise hâlâ geçerli: Maliye, e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye verisi üzerinden sizin "X firmasına 100 bin sattım" beyanınızla, X firmasının "Y firmasından 100 bin aldım" beyanını çapraz kontrol eder.

Eğer siz bir faturayı beyan etmiş, karşı taraf etmemişse (ya da tersi), bu çapraz kontrolde bir uyumsuzluk işareti çıkar. Düzenli cari mutabakat, bu uyumsuzlukları Maliye yakalamadan önce sizin yakalamanızı sağlar. Mutabakat, "kim kime borçlu" sorusunun yanı sıra vergi uyumu meselesidir.

Sistematik mutabakatın adımları

1. Dönem belirleyin. İdeal: aylık. En azından üç aylık. Yılda bir kez kesinlikle yetersizdir.

2. Önce büyük carileri. En çok hacimli müşteri/tedarikçilerle başlayın, risk oradadır. 80/20 kuralı: cirolarınızın çoğu birkaç cariden gelir.

3. Standart mutabakat mektubu gönderin. "Kayıtlarımıza göre X tarihli bakiyeniz şu kadardır, teyit eder misiniz?" Karşı taraf onaylar ya da farkı bildirir.

4. Farkı nedene indirin. Fark çıktıysa, kalem kalem karşılaştırın: hangi fatura/tahsilat farklı işlenmiş? Düzeltin.

5. Mutabakatı belgeleyin. Onaylı mutabakat, ileride çıkacak ihtilafta ve denetimde elinizdeki en sağlam belgedir.

ERP ile fark

Elle yapılan mutabakatta her cari için ekstre çıkarır, e-posta yazar, gelen cevabı tek tek kontrol edersiniz. ERP'de cari ekstre doğrudan üretilir, mutabakat mektubu otomatik formatlanır, hatta toplu gönderim yapılabilir. Gelen farklar sistemde işaretlenir, hangi belgenin uyumsuz olduğu hızla bulunur. Aylık mutabakat, günlük işin sıradan bir parçası haline gelir.

Birasyo'da nasıl?

Birasyo'nun Cari ve Finans modülü, cari ekstreleri doğrudan üretir, standart mutabakat mektuplarını otomatik hazırlar ve toplu gönderim yapar. Gelen farklar belge bazında karşılaştırılır, uyumsuz faturalar hızla tespit edilir. e-Fatura verisiyle entegre çalıştığı için Maliye'nin çapraz kontrolüyle uyumsuzlukları önceden yakalar, vergi riskini düşürür.

Birasyo Cari Hesaplar modülünü inceleyin