Her ayın ilk haftasında muhasebe, "aylık faturalanacaklar" adlı bir Excel dosyasını açar. Dosyada iki yüz müşteri vardır. Kimin bedeli geçen yıl zamlanmış, kimin sözleşmesi bitmiş, kimin ek hizmeti eklenmiş, bunların bir kısmı dosyada, bir kısmı satış müdürünün aklında, bir kısmı da eski bir e-postadadır. Fatura kesilir, bir müşteri itiraz eder, bir müşteri hiç faturalanmadığını üç ay sonra fark eder. İşletme bu üç ayın bedelini ya tahsil edemez ya da müşteriyle pazarlığa oturur.
Periyodik sözleşme geliri, işletmenin en öngörülebilir gelirdir. Bu geliri bir tablo ve hafıza ile yönetmek, öngörülebilirliğin değerini boşa harcar. Bu yazı, bakım sözleşmesi, destek paketi, kira, abonelik veya sabit aylık hizmet satan işletmelerde sürecin ERP'de nasıl kurulduğunu anlatıyor.
Periyodik faturalama elle yapılınca nerede para kaybedilir?
Kayıp üç yerde görünür. Birincisi unutulan faturadır. Sözleşme imzalanmış, hizmet başlamış ama sözleşme kaydı faturalama listesine hiç girmemiştir. İkincisi eski fiyattır. Yıllık zam kararı alınmış ama listedeki tutar güncellenmemiştir, müşteri geçen yılın bedeliyle faturalanmaya devam eder. Üçüncüsü bitmiş sözleşmedir. Süresi dolan sözleşme için hizmet sürer, fatura sürer ancak karşısında geçerli bir sözleşme yoktur. İtiraz geldiğinde işletmenin elinde dayanak kalmaz.
Üçünün ortak nedeni aynıdır. Sözleşme bir belge olarak saklanır ve faturalamayı yöneten bir kayıt olarak tutulmaz.
Sözleşme ERP'de hangi alanlarla tutulur?
Faturayı üretecek kayıt, sözleşmenin kendisidir. Bunun için sözleşme kartında şu bilgiler yapılandırılmış alan olarak bulunur:
| Alan | Neden gerekir |
|---|---|
| Cari hesap | Faturanın kime kesileceği |
| Başlangıç ve bitiş tarihi | Faturalamanın hangi aralıkta çalışacağı |
| Fatura periyodu | Aylık, üç aylık veya yıllık |
| Peşin mi, dönem sonunda mı | Faturanın dönem başında mı sonunda mı kesileceği |
| Hizmet kalemleri ve birim bedel | Faturanın satırları |
| Zam kuralı | Yıllık artışın sabit oranla mı, bir endeksle mi yapılacağı |
| Yenileme tipi | Otomatik uzar mı, onay mı bekler |
Bu alanlar doldurulduğunda fatura "hatırlanacak bir iş" olmaktan çıkar, sistemin tarih geldiğinde kendiliğinden hazırladığı bir taslağa dönüşür.
Fatura taslakları nasıl üretilir ve kim onaylar?
Sistem her dönem başında, o dönemde faturalanacak sözleşmeleri toplar ve her biri için fatura taslağı hazırlar. Taslaklar doğrudan kesilmez. Önce sorumlu kişi listeyi görür. Müşteriye özel indirim, dönem içinde eklenen veya çıkarılan hizmet, kullanıma bağlı bir kalem varsa bu aşamada düzeltilir. Sonra toplu onayla faturalar e-fatura veya e-arşiv olarak gönderilir.
Burada bir yasal çerçeveyi akılda tutmak gerekir. Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesinin beşinci fıkrasına göre fatura, malın teslim edildiği veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren yedi gün içinde düzenlenir. Periyodik sözleşmelerde hangi tarihin esas alınacağı, hizmetin niteliğine ve sözleşme hükümlerine göre değişebilir. Bu nedenle faturalama tarihini mali müşavirinizle birlikte belirleyip ERP'deki sözleşme kuralına bir kez yazmak, her ay yeniden karar vermekten daha güvenlidir.
Yıllık zam ve fiyat güncellemesi nasıl yönetilir?
Elle yönetilen listede zam, her müşteri için ayrı ayrı yapılan bir düzeltmedir. ERP'de zam bir kural olarak sözleşmeye bağlanır. Örneğin sözleşme yıldönümünde bedel belirli bir oranda artar. Ya da yönetim, tüm sözleşmeler için bir zam kararı verir, sistem etkilenen sözleşmeleri listeler, yeni bedelleri gösterir ve onaydan sonra uygular.
İki şey önemlidir. Zam, uygulanmadan önce müşteriye bildirilmiş olmalıdır, bu yüzden sistemin zam tarihinden önce satış sorumlusuna hatırlatma göndermesi gerekir. Ayrıca eski ve yeni bedelin ikisi de sözleşme geçmişinde durmalıdır. Müşteri "bu bedel ne zaman değişti" diye sorduğunda cevap tek ekranda bulunur.
Süresi dolan sözleşme nasıl yakalanır?
Bitiş tarihi, sözleşme kartında bir alan olarak tutulduğunda otomatik bir uyarıya bağlanabilir. Sözleşme bitmeden doksan, altmış veya otuz gün önce sorumluya görev düşer. Görev, yenileme teklifi hazırlamak veya müşteriyle konuşmaktır. Yenileme tipi "otomatik uzar" ise sistem yeni dönemi açar, "onay bekler" ise sözleşme onaylanana kadar bir sonraki dönemin faturasını üretmez. Böylece geçerli sözleşmesi olmayan müşteriye fatura kesilmesi engellenir.
Dönem ortasında değişen hizmet nasıl faturalanır?
Müşteri ayın on beşinde ek bir kullanıcı veya ek bir cihaz ister. Elle yönetilen listede bu, ya unutulur ya da bir sonraki ay "toplu" faturalanır. ERP'de ek kalem, sözleşmeye başlangıç tarihiyle eklenir. Sistem ilk dönemde kıst hesabı yapar, yani kalemi yalnızca kullanılan gün sayısı kadar faturalar. Sonraki dönemlerde kalem tam bedelle devam eder. Hizmet iptal edildiğinde de aynı mantık tersine çalışır.
Tahsilat ve nakit akışı sözleşmeyle nasıl bağlanır?
Periyodik faturanın değeri, tahsil edildiğinde ortaya çıkar. Fatura sözleşmeden üretildiği için her fatura hangi sözleşmeye ait olduğunu bilir. Bu sayede vadesi geçen alacaklar sözleşme bazında izlenir, tekrar geciken müşteriler görünür olur. Bir müşterinin üç dönemdir geç ödediği, sözleşme yenileme görüşmesinde satış sorumlusunun bilmesi gereken bir bilgidir. Açık alacak ile yeni dönem faturası aynı ekranda durduğunda yenileme kararı daha sağlıklı verilir.
İşletme sahibi açısından ikinci kazanım gelir görünürlüğüdür. Aktif sözleşmelerin aylık toplamı, önümüzdeki on iki ayda faturalanacak tutar olarak hesaplanabilir. Hangi sözleşmelerin ne zaman bittiği de aynı listede göründüğü için, gelirin ne kadarının yenilemeye bağlı olduğu bilinir. Nakit akışı planlaması bu veriyle yapılır, tahminle yapılmaz.
Birasyo'da bu süreç nasıl çalışır?
Birasyo'da sözleşme, satış modülünde cari kartına bağlı bir kayıt olarak açılır. Periyot, hizmet kalemleri, zam kuralı ve bitiş tarihi sözleşme kartında tutulur. Her dönem başında sistem faturalanacak sözleşmeleri listeler, taslakları hazırlar ve sorumlu onayladıktan sonra e-fatura veya e-arşiv olarak gönderilir. Faturalar muhasebe modülünde cari hesaba ve gelir hesabına işlenir, vadesi geçen alacaklar sözleşme bazında izlenir.
Bu akışın bakım, destek ve proje hizmeti veren firmalarda satış, proje ve muhasebe ile nasıl birlikte çalıştığı hizmet çözümü sayfasında anlatılıyor. Kendi sözleşme listenizle bir deneme görmek isteyen işletmeler demo talebini iletebilir.
Özet
- Periyodik faturalamadaki kayıp unutulan faturada, güncellenmemiş zamda ve bitmiş sözleşme üzerinden kesilen faturada görünür.
- Faturayı üreten kayıt sözleşmenin kendisidir. Periyot, bedel, zam kuralı ve bitiş tarihi yapılandırılmış alan olarak tutulur.
- Sistem her dönem fatura taslağı hazırlar, sorumlu kişi düzeltir ve toplu onayla e-fatura veya e-arşiv olarak gönderir.
- Yıllık zam sözleşmeye kural olarak bağlanır, eski ve yeni bedel sözleşme geçmişinde durur.
- Bitiş tarihi uyarıya bağlanır, onay bekleyen sözleşme için yeni dönem faturası üretilmez.
- Dönem ortasında eklenen veya çıkan kalem kıst hesabıyla faturalanır.
- Alacaklar sözleşme bazında izlenir, aktif sözleşmelerin toplamı gelir planlamasına veri olur.
Kaynaklar
- Vergi Usul Kanunu, madde 231 (fatura düzenleme zamanı)
Fatura düzenleme tarihi ve süreleri hizmetin niteliğine göre değişebilir. Uygulamadan önce mali müşavirinize teyit ettirin.
İlgili yazılar:
Bu yazıyı LinkedIn'de paylaşın
Başlık, özet ve etiketler panoya kopyalanır, paylaşım penceresi açılır. Yapıştırıp (Cmd/Ctrl+V) gönderin.
