Alacak Yaşlandırma Raporu ve Vadesi Geçmiş Tahsilat Takibi ERP'de Nasıl Kurulur?

Ay sonunda patron finans müdürüne sorar: "Dışarıda ne kadar alacağımız var, kim ne zamandır ödemiyor?" Müdür cari ekstreleri tek tek açar, Excel'e aktarır, vadeleri elle hesaplar. Cevap iki gün sonra gelir ve o gün için bile eskidir. Bu arada vadesi altı hafta önce dolan bir fatura için kimse müşteriyi aramamıştır, çünkü aramanın kimin işi olduğu belli değildir.

Alacak takibi çoğu işletmede bir hesap sorunu olarak başlar, bir sahiplik sorununa dönüşür. Bu yazı, yaşlandırma raporunun ERP'de nasıl kurulduğunu ve tahsilat işinin kişiden bağımsız bir sürece nasıl çevrildiğini anlatıyor.

Alacak yaşlandırma raporu nedir?

Alacak yaşlandırma raporu, açık faturaların vadesine göre gruplanmış halidir. Her müşterinin toplam borcu değil, borcunun ne kadarının vadesinin üzerinden kaç gün geçtiği gösterilir.

Tipik dilimler şunlardır: vadesi gelmemiş, 1-30 gün geçmiş, 31-60 gün geçmiş, 61-90 gün geçmiş ve 90 günden eski. Dilimler işletmeye göre değiştirilebilir. Önemli olan bir alacağın hangi dilimde durduğunun her gün güncel görünmesidir.

Excel'de yürütülen alacak takibi neden aksar?

Dört yerde aksar.

• Rapor eskir. Excel dosyası hazırlandığı andaki durumu gösterir. Ertesi gün gelen tahsilat, kesilen yeni fatura, kapanan iade dosyaya yansımaz.
• Kısmi ödeme karışır. Bir faturaya iki parça halinde ödeme geldiğinde kalan tutar, vade ve ödeme tarihi elle izlenir. Hata payı yüksektir.
• Sorumlu belirsiz kalır. Aramayı satışçı mı, muhasebe mi, finans müdürü mü yapacak? Herkes bir başkasının yaptığını varsayar.
• Aranan bilgi kaydedilmez. Müşteri "Cuma ödeyeceğiz" demiştir ama bu söz bir telefon notunda kalır. Cuma geçince kimse hatırlamaz.

Yaşlandırma raporu ERP'de nasıl çalışır?

ERP'de rapor ayrı hazırlanmaz, cari hesaptaki hareketlerden o anda üretilir. Fatura vadesiyle birlikte kaydedilir, tahsilat ilgili faturayla eşleştirilir ve açık kalan tutar vadesi geçen gün sayısına göre otomatik olarak bir dilime düşer.

Bunun üç somut sonucu vardır.

Rapor her zaman günceldir. Tahsilat girildiği anda alacak bir önceki dilimden çıkar. Dosya gönderme, güncelleme, "son sürüm hangisi" tartışması kalmaz.

Kısmi ödeme faturaya bağlanır. Kalan tutar, kendi vadesiyle açık görünür. Hangi faturanın ne kadarı ödenmemişse onu görürsünüz.

Detaya inilir. Dilimdeki rakama tıklayınca müşteri, fatura ve vade listesi açılır. Rapor bir özet olarak kalmaz, çalışılacak iş listesine dönüşür.

Birasyo'da bu rapor Cari Hesap modülünde yer alır. 30, 60 ve 90 gün ve üzeri için yaşlandırma analizi, müşteri bazında ekstre ve otomatik mutabakat mektubu aynı yerden alınır.

Yaşlandırma raporu nasıl okunur?

Toplam alacak tek başına bir şey söylemez. Okuma sırası şöyle olmalıdır.

1. Vadesi gelmemiş alacak payı. Toplam içinde büyükse sorun yok demektir. Normal bir ticari döngüyü gösterir.
2. 60 gün ve üzeri dilimler. Bir alacak ne kadar eskirse tahsil olma ihtimali o kadar düşer. Bu dilimlerin toplamdaki payı büyüyorsa tahsilat süreci çalışmıyor demektir.
3. Müşteri yoğunlaşması. Eski alacağın büyük kısmı iki üç müşteride toplanıyorsa mesele genel tahsilat disiplini değil, o müşterilere verilen vade ve limittir.
4. Dilimler arası kayma. Geçen ayın 1-30 gün diliminde olan tutar bu ay 31-60 gündeyse ve tahsil edilmediyse, o alacak eskimeye başlamıştır.

Bu okuma, müşteri kredi limiti kararlarını da besler. Sürekli vadesini aşan müşteriye yeni sipariş açılırken limit kontrolü bu rapordan beslenmelidir.

Tahsilat takibi bir iş akışına nasıl çevrilir?

Rapor yalnızca bilgi verir. Tahsilat için birinin harekete geçmesi gerekir. Kurulması gereken akış basittir.

Vade durumu	Kim ne yapar	Sistemde kalan iz
Vadeye birkaç gün kala	Müşteriye hatırlatma gider	Gönderim kaydı
Vade geçti, ilk dilim	Müşteri temsilcisi arar	Görüşme notu ve söz verilen tarih
Söz verilen tarih geçti	Finans sorumlusu devralır	Takip görevi, yeni tarih
Eski dilim	Yönetici düzeyine taşınır, yeni sipariş kontrol edilir	Karar notu

Bu tablodaki her satırda iki şey sabittir. Birincisi, sorumlu bir kişidir. İkincisi, görüşmenin sonucu kayda geçer. Müşteri "Cuma ödeyeceğiz" dediğinde söz verilen tarih kayda geçer. Cuma günü alacak hâlâ açıksa bunu görmek için telefon notlarını karıştırmak gerekmez.

Hatırlatma metni elle yazılmak zorunda da değil. Birasyo'daki yapay zekâ asistanı tahsilat hatırlatması için e-posta ve mesaj taslağı hazırlar, gönderim kararını insan verir.

Yaşlandırma raporunu bozan beş kayıt hatası

Rapor ancak girilen veri kadar doğrudur. Sahada en sık görülen hatalar şunlardır.

Vade tarihi girilmemiş. Fatura vadesiz kaydedilirse sistem onu hangi dilime koyacağını bilemez. Müşteri kartındaki varsayılan vade koşulu bu yüzden doldurulmalıdır.

Tahsilat faturaya değil cariye girilmiş. Bakiye düşer ama hangi faturanın kapandığı belli olmaz. Yaşlandırma yanlış dilimde eski alacak gösterir.

İade ve iskonto faturayla eşleşmemiş. Müşteri iade ettiği malın tutarını ödemez, siz de alacağı açık görürsünüz. İade yönetimi bu yüzden cari kayıtla birlikte yürümelidir.

Çek ve senet portföyde unutulmuş. Vadeli çekle tahsil edilen satış kapanmış görünür, oysa çek henüz bankada tahsil olmamıştır. Çek ve senet takibi ayrı bir portföy olarak izlenmelidir.

Aynı müşteri iki ayrı kartta. Mükerrer cari kartı alacağı ikiye böler ve gerçek yoğunlaşmayı gizler. Temizlik için veri kalitesi yazımıza bakabilirsiniz.

Patron bu bilgiyi nereden görür?

Yaşlandırma raporunun ayrıntısını finans ekibi kullanır. Patron ise günlük kararı için kısa bir özet ister. Birasyo'nun Patron Ekranı, vadesi geçmiş en yüksek 5 müşteri alacağını ve bu hafta ödenecek en büyük 5 tedarikçi borcunu tek kartta gösterir, dokununca ayrıntısı açılır. Ekran yalnızca görüntüleme içindir. İşlem ilgili modülde yapılır, patron durumu görür ve işi doğru kişiye yönlendirir.

Birasyo'da bu nasıl çözülür?

Yaşlandırmanın dayandığı akış dört adımda kurulur.

1. Fatura ve vade kaydı. Satış faturası kesildiğinde vade koşulu cari hesaba işlenir.
2. Tahsilat eşleştirme. Banka ekstresindeki tahsilat, banka entegrasyonu üzerinden ilgili faturayla eşleştirilir. Kalan tutar açık görünür.
3. Yaşlandırma raporu. Cari Hesap modülünde dilimlere göre alacak listesi her an hazırdır.
4. Ekstre ve mutabakat. Vadesi geçen müşteri için ekstre PDF olarak ya da e-postayla gönderilir, anlaşmazlık varsa otomatik mutabakat mektubu çıkar.

Kendi vade ve tahsilat yapınız üzerinde bu akışı görmek isterseniz demo talep edin.

Başlamadan önce hangi sorulara cevap vermelisiniz?

• Açık alacağınızın kaçı 60 günden eski ve bu oranı bugün hesaplamak kaç saatinizi alıyor?
• Vadesi geçen bir fatura için müşteriyi aramanın kimin görevi olduğu yazılı mı?
• Müşterinin verdiği ödeme sözü kayda geçiyor mu?
• Vadesini aşan müşteriye yeni sipariş açılırken kimse uyarılıyor mu?
• Kısmi tahsilatlar faturayla eşleşiyor mu, yoksa cari bakiyeden mi düşülüyor?

Özet

• Alacak yaşlandırma raporu, açık faturaları vadesinin üzerinden geçen güne göre dilimlere ayırır.
• Excel'de yürütülen takip eskir, kısmi ödemede bozulur ve sorumlusuz kalır. ERP'de rapor cari hareketlerden anlık üretilir.
• Rapor okunurken 60 gün ve üzeri dilimlerin payına, müşteri yoğunlaşmasına ve dilimler arası kaymaya bakılır.
• Tahsilat için her vade durumunda bir sorumlu ve kayda geçen bir sonuç tanımlanmalıdır.
• Birasyo'da yaşlandırma Cari Hesap modülünde, özet görünüm Patron Ekranı'ndadır.