Kalite Kontrol, Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet (DÖF) ERP'de Nasıl Kurulur?

Bir tedarikçiden gelen parti rampada açılır. Kalite sorumlusu birkaç parçaya bakar, sorun görmez, mal depoya girer. İki hafta sonra üretim hattında aynı partiden çıkan parçalar uymaz. Hangi partiydi, hangi tedarikçiydi, aynı partiden kaç adet kullanıldı, kimse hemen söyleyemez. Cevap için irsaliyeler, Excel dosyaları ve birkaç kişinin hafızası karıştırılır.

Kalite kontrol çoğu işletmede bir kişinin dikkatine ve birkaç dosyaya yaslanır. Kayıt ayrı, stok ayrı, tedarikçi ayrıdır. ERP'de kurulan kalite akışı bu üçünü tek kayıtta toplar. Bu yazıda akışın nasıl kurulduğunu, nerede para kaybedildiğini ve geçişte nelere dikkat edilmesi gerektiğini anlatıyoruz.

Kalite kontrol ERP'siz yönetilince neden pahalıya patlar?

Maliyet çoğu zaman hatanın kendisinden gelmez, geç fark edilmesinden gelir. Aynı hata dört yerde farklı bedel çıkarır.

• Mal kabulde yakalanırsa parti iade edilir, tedarikçiyle konuşulur, üretim etkilenmez.
• Hatta yakalanırsa malzeme ve işçilik boşa gider, üretim emri aksar.
• Sevkiyat öncesi yakalanırsa mamul fire olur ya da yeniden işlenir, teslim tarihi kayar.
• Müşteride yakalanırsa iade, yeniden gönderim ve itibar kaybı birlikte gelir.

Kâğıtla yürüyen kontrolde bu zincir kopuktur. Mal kabuldeki not hatta görünmez, hattaki hata mal kabuldeki partiyle ilişkilendirilemez. Aynı tedarikçi yüzünden üçüncü kez sorun yaşandığı, kimsenin elinde sayı olmadığı için fark edilmez.

Giriş, proses ve çıkış kontrolü ne işe yarar?

Kalite kontrol üç noktada yapılır ve her birinin sorusu farklıdır.

Kontrol	Soru	Sonuç neye gider
Giriş kontrolü	Gelen malzeme şartnameye uyuyor mu?	Parti kabul, şartlı kabul ya da ret olur
Proses kontrolü	Üretim sırasında ölçüler ve ayarlar tutuyor mu?	Hat durur, ayar düzeltilir, parça ayrılır
Çıkış kontrolü	Müşteriye gidecek ürün isteneni karşılıyor mu?	Ürün sevke çıkar ya da beklemeye alınır

Üçünde de aynı şey önemlidir. Kontrol bir kez tanımlanır, her seferinde aynı ölçüt uygulanır ve sonuç kayıtta kalır. Ölçüt kişiye göre değişiyorsa kontrol yapılmış sayılmaz, sadece bakılmış olur.

Kontrol planı nedir, neden önce o kurulur?

Kontrol planı, hangi ürünün hangi aşamada neye göre ölçüleceğini yazan tanımdır. Örneğin bir ürün için çap, ağırlık, yüzey görünümü ve etiket doğruluğu listelenir. Her madde için kabul aralığı ve ölçüm yöntemi belirtilir.

ERP'de bu plan stok kartına ya da ürün ailesine bağlanır. Mal kabul ekranında o ürün seçildiğinde kontrol listesi kendiliğinden açılır. Kalite sorumlusu neyi ölçeceğini hatırlamak zorunda kalmaz. Yeni biri işe başladığında da aynı listeyi görür.

Plan kurulurken iki hata sık yapılır. Biri, her ürüne aynı derinlikte kontrol koymaktır. Kritik parçalar için sıkı, düşük riskli kalemler için hafif plan yapmak hem zamandan hem paradan tasarruf ettirir. Diğeri, ölçüm sonucunu serbest metne bırakmaktır. "Uygun" yazısı yerine ölçülen değer girilirse, birkaç ay sonra eğilim görülebilir.

Uygunsuzluk kaydı nasıl açılır?

Kontrolde bir madde tutmadığında sistem bunu bir uygunsuzluk kaydına çevirir. Kayıtta şunlar bulunur.

• Hangi ürün, hangi lot veya seri, kaç adet etkilenmiş
• Hatanın bulunduğu nokta (mal kabul, hat ya da sevkiyat)
• Ölçülen değer ve kabul aralığı
• Kaydı açan kişi, tarih ve varsa fotoğraf
• Etkilenen tedarikçi, üretim emri ya da müşteri siparişi

Kayıt açıldığı anda parti stokta "kalite beklemede" durumuna geçer. Şüpheli malın satışa ya da üretime kazara çıkması, kayıtla engellenir. Kâğıt düzende bunu engelleyen tek şey kişinin uyarısıdır.

Uygunsuzluğun ne yapılacağı da kayda yazılır. Bu karar çoğunlukla dört seçenekten biridir. Parti iade edilir, yeniden işlenir, şartlı olarak kullanılır ya da hurdaya ayrılır. Her seçenek stok ve maliyet etkisi taşır. Hurdaya ayrılan mal stoktan düşer, iade edilen mal tedarikçi hesabına yansır.

DÖF (düzeltici ve önleyici faaliyet) neden ayrı bir kayıt?

Uygunsuzluğu çözmek, o partiyi yönetmektir. DÖF ise aynı hatanın tekrar etmemesi için yapılan işi izler. İki kayıt ayrı tutulur çünkü sorular farklıdır.

• Uygunsuzluk kaydı, "bu parti ne olacak?" sorusuna cevap verir.
• DÖF kaydı, "bu hata neden oldu ve bir daha olmaması için ne yapacağız?" sorusuna cevap verir.

DÖF'te kök neden yazılır, sorumlu atanır, bitiş tarihi verilir ve iş bittiğinde etkinliği doğrulanır. ISO 9001 gibi kalite yönetim sistemi standartlarında düzeltici faaliyet ve bunun kaydı beklenir. Denetçi geldiğinde "bu hatadan sonra ne yaptınız?" sorusuna belgeyle cevap verilebilmesi gerekir.

Kâğıtta DÖF'ler genellikle açılır ama kapanmaz. ERP'de açık kalan DÖF'ler bir listede görünür, vadesi geçenler sorumluya hatırlatılır. Kapanış, doğrulama yapılmadan yapılamaz.

Tedarikçi kalitesi nasıl ölçülür?

Uygunsuzluk kayıtları tedarikçiye bağlandığında ortaya yeni bir bilgi çıkar. Hangi tedarikçiden kaç parti geldi, kaçında sorun çıktı, ne kadar zaman ve para kaybedildi, bunlar rapora dökülebilir. Tedarikçi seçerken ya da fiyat pazarlığı yaparken bu veri güçlü bir dayanak olur.

Tedarikçi değerlendirmesinin diğer boyutları için tedarikçi değerlendirme rehberimize bakabilirsiniz. Kalite sonuçları o değerlendirmenin ölçülebilir kısmını oluşturur. Teslim süresi ve fiyat kadar, hatalı parti oranı da puana girer.

Lot ve seri takibi kaliteyle nasıl birleşir?

Hatalı bir parti bulunduğunda asıl soru, o partiden ne kadarının nereye gittiğidir. Lot veya seri takibi yoksa bu sorunun cevabı tahmindir. Takip varsa sistem partiyi tedarikçiden başlayıp hangi üretim emrine girdiğini, hangi mamule dönüştüğünü ve hangi müşteriye sevk edildiğini gösterir.

Bu özellikle gıda ve kimya gibi izlenebilirliğin şart olduğu işlerde değerlidir. Konunun ayrıntısı için seri ve lot takibi yazımıza göz atabilirsiniz. Kalite kaydı lot ile birleştiğinde, geri çağırma gerekirse kapsam saatler içinde belirlenir.

Geçişte en sık yapılan hatalar

• Kontrol planı olmadan sisteme geçmek. Ekran açılır ama ne ölçüleceği tanımlı olmadığı için kayıtlar boş kalır.
• Her şeyi kritik saymak. Tüm ürünlere yoğun kontrol konursa ekip kayıt girmekten yorulur, kalite sorumlusu darboğaz olur.
• Uygunsuzluğu stoktan ayırmamak. Kayıt açılır ama parti serbest stokta kalır. Aynı gün satılır ya da üretime verilir.
• DÖF'ü cezalandırma aracı yapmak. Kayıt açmak suçlama gibi algılanırsa çalışanlar sorunu gizler. Amaç kişiyi değil süreci bulmaktır.
• Kök nedeni yazmamak. "Operatör hatası" yazan bir kayıt hiçbir şey öğretmez. Eğitim eksikliği, belirsiz ayar tarifi ve makine arızası birbirinden ayrılmalıdır.

Birasyo'da bu nasıl çözülür?

Birasyo'da bu akış Kalite Yönetimi modülünde toplanır ve Stok Yönetimi ile Üretim modüllerine bağlanır.

• Giriş, proses ve çıkış kalite kontrolü için kalite planları ve ölçüm kriterleri tanımlanır.
• Mal kabul ekranında kalite kontrol bağlantısı vardır. Kontrolden geçmeyen mal kayıtla ayrılır.
• Uygunsuzluk kaydı ve düzeltici ile önleyici faaliyet takibi aynı modüldedir.
• ISO'ya uygun doküman ve revizyon takibi için doküman yönetimi bulunur.
• Lot, seri ve son kullanma tarihi stok kartında tanımlanır, böylece kalite kaydı izlenebilirlikle birleşir.

Geçiş sırasında mevcut ürün ve stok bilgileri aktarılır. Kontrol planlarını önce en kritik ürün grubundan başlatmak, ekibin yükünü hafifletir.

Hangi işletmelerde bu kurulum öncelik taşır?

• İade ya da yeniden işleme maliyeti açıkça hissedilen üretim işletmelerinde.
• Aynı tedarikçiden tekrar eden kalite sorunu yaşayanlarda.
• ISO 9001 gibi bir belgesi olan ya da almayı planlayanlarda.
• Lot ve parti izlenebilirliği müşteri ya da mevzuat tarafından istenenlerde.

Haftada birkaç parça üreten, tek kişinin her şeyi gördüğü bir atölyede kâğıt kayıt çoğu zaman yetebilir.

Özet

• Kalite sorunlarının maliyeti, hatanın ne kadar geç fark edildiğiyle büyür. Mal kabulde yakalanan hata en ucuz olandır.
• Kontrol giriş, proses ve çıkış olmak üzere üç noktada yapılır. Her birinde ölçüt bir kez tanımlanır, sonuç kayıtta kalır.
• Önce kontrol planı kurulur. Kritik ürüne sıkı, düşük riskli ürüne hafif plan uygulanır, sonuç ölçülen değer olarak girilir.
• Uygunsuzluk kaydı açıldığında parti stokta ayrılır. Parti iade, yeniden işleme, şartlı kullanım ya da hurda olarak sonuçlanır.
• DÖF, aynı hatanın tekrarını önlemek için ayrı izlenir. Kök neden, sorumlu, tarih ve etkinlik doğrulaması yazılır.
• Tedarikçi bazlı uygunsuzluk verisi seçimde ve pazarlıkta dayanak olur. Lot takibi, hatalı partinin nereye gittiğini gösterir.

Kendi ürünlerinizdeki kontrol akışının ERP'de nasıl görüneceğini canlı görmek isterseniz demo talebi üzerinden bir görüşme planlayabiliriz.