Ölü Stok ve Stok Devir Hızı ERP'de Nasıl Takip Edilir?

Yıl sonu sayımında depo sorumlusu raflardan birini gösterip "bu mal iki yıldır burada" der. Kimse tam olarak ne zaman alındığını, ne kadara mal olduğunu ve neden satılmadığını söyleyemez. Oysa o raf, banka hesabında durabilecek parayı tutuyor.

Bu yazı, hangi stoğun hareket etmediğini ve stoğun ne hızla döndüğünü görmenin yolunu anlatıyor. Amaç tek bir rapor değil: bu bilginin her ay kendiliğinden önünüze gelmesi.

Ölü stok nedir, yavaş hareket eden stoktan farkı ne?

Ölü stok, belirli bir süredir hiç hareket görmeyen, satış veya üretim tüketimi olmayan kalemdir. Yavaş hareket eden stok ise hâlâ çıkış gören ama çıkış hızı, eldeki miktara göre çok düşük kalan kalemdir.

Ayrımın pratik önemi şudur: ölü stokta karar "elden çıkar, indirimli sat, iade et veya değer düşüklüğü ayır" yönündedir. Yavaş stokta karar "sipariş vermeyi durdur, mevcut miktarı eritmeye bak" yönündedir. İkisine aynı çözüm uygulamak ya gereksiz zarara ya da gereksiz bekleyişe yol açar.

Süre eşiği sektöre göre değişir. Çabuk bozulan gıdada haftalar, yedek parça veya hammaddede aylar, mevsimlik üründe bir sezon anlamlı olabilir. Eşiği her işletme kendi satış ritmine göre belirler; ERP'nin işi bu eşiği kalem bazında uygulamaktır.

Stok devir hızı nasıl hesaplanır?

Stok devir hızı, bir dönemde stoğun kaç kez satılıp yenilendiğini gösterir.

Stok devir hızı = Dönem satışlarının maliyeti ÷ Ortalama stok tutarı

Stokta kalma süresi (gün) = 365 ÷ Stok devir hızı

Varsayımsal bir örnek: yıllık satılan malın maliyeti 12 milyon TL, ortalama stok 3 milyon TL ise devir hızı 4, stokta kalma süresi yaklaşık 91 gündür. Yani mal ortalama üç ay rafta bekliyor. Rakamlar yalnızca hesabı göstermek içindir, bir sektör ortalaması değildir.

Üç noktaya dikkat edin:

• Pay ve payda aynı değerleme yöntemiyle (FIFO veya ağırlıklı ortalama) hesaplanmalıdır. Yöntem değişirse devir hızı kıyaslanamaz hale gelir. Yöntem farkı için FIFO ve ağırlıklı ortalama yazımıza bakabilirsiniz.
• Toplam devir hızı yanıltıcıdır. Hızlı dönen iki kalem, ölü beş kalemin yükünü gizler. Hesap ürün grubu ve kalem bazında yapılmalıdır.
• Ortalama stok için yıl başı ve yıl sonu değerinin ortalaması kaba bir sonuç verir. Mevsimsel işletmede aylık stok değerlerinin ortalaması daha doğrudur.

Excel ile bu takip neden tutmaz?

Excel'de devir hızı hesaplamak mümkündür, ama üç sorun hep tekrarlanır.

1. Veri eskir. Sayım, depo girişi ve satış ayrı dosyalarda tutulduğunda, rapor hazırlandığı gün bile gerçeği yansıtmaz.
2. Son hareket tarihi bilinmez. Bir kalemin en son ne zaman satıldığını görmek için yüzlerce satırlık hareket dökümünü elle taramak gerekir. Bu iş yapılmadığı için ölü stok yıl sonu sayımında "keşfedilir".
3. Şube ve depo bütünlüğü yoktur. Aynı kalem bir şubede ölü, diğerinde yetersizdir. Dosyalar ayrıysa bu fark hiç görünmez, mal şubeler arasında dengelenemez.

ERP'de ölü stok takibi hangi adımlarla kurulur?

Süreç beş adımdan oluşur ve hiçbiri karmaşık değildir; zor olan, hepsinin aynı veriden beslenmesidir.

1. Her kalem için son hareket tarihi. Stok kartı, giriş ve çıkış hareketlerinin tamamını tutar. Son satış veya tüketim tarihi bu hareketlerden okunur, elle girilmez.

2. Eşik tanımı. Ürün grubuna göre "kaç gündür hareket yok" eşiği belirlenir. Gıda grubu için kısa, yedek parça için uzun eşik kullanılabilir.

3. Yaşlandırılmış stok listesi. Eşiği aşan kalemler; miktar, maliyet tutarı ve bekleme süresiyle tek listede toplanır. Liste, tutara göre sıralandığında önce en çok nakit bağlayan kalem görünür.

4. Eylem kararı. Her kalem için karar kaydedilir: kampanyalı satış, tedarikçiye iade, şubeler arası transfer, hurdaya ayırma veya bekletme. Kararın kayıt altına alınması, aynı kalemin ertesi yıl yine "keşfedilmesini" önler.

5. Sipariş kuralıyla bağlantı. Yavaş hareket eden kalem için yeniden sipariş noktası düşürülür veya otomatik öneri durdurulur. Aksi halde satın alma, ölü stoğu yeniden beslemeye devam eder. Yeniden sipariş noktası yazımızda bu hesabı anlattık.

Ölü stok muhasebede nasıl yansır?

Maliyetle değerlenen stok, bilançoda satılamayacak kadar değer kaybetmiş olsa da aynı tutarla durmaya devam edebilir. Vergi Usul Kanunu'nun 274. maddesine göre emtia esas olarak maliyet bedeliyle değerlenir. Değerleme günündeki satış bedeli maliyet bedelinin en az yüzde 10 altına düşmüşse mükellef, seçimlik bir hak olarak emsal bedeli uygulayabilir. Bu bir zorunluluk değildir ve koşulları vardır.

Değer düşüklüğü, imha veya hurdaya ayırma işlemlerinin vergisel sonucu belgelenme şartlarına bağlıdır. Hangi işlemin hangi belgeyle yapılacağını mali müşavirinizle işlem yapmadan önce netleştirmeniz gerekir. ERP'nin katkısı burada bellidir: işlemin dayanağı olan miktar, maliyet ve bekleme süresi bilgisi tek kayıttan çıkar, mali müşavire hazır gider.

Birasyo'da bu nasıl çözülür?

Birasyo'da stok izleme Stok Yönetimi modülünün içinde yürür. Takibi besleyen yapı şudur:

• Her stok kartı, giriş ve çıkış hareketlerini depo ve konum bazında tutar. Bir kalemin son hareketi aynı kayıttan okunur.
• Ağırlıklı ortalama, FIFO ve LIFO değerleme yöntemlerinden biri seçilir; devir hızının payı ve paydası aynı yöntemle hesaplanır.
• Çoklu depo yapısı sayesinde aynı kalemin bir şubede bekleyip diğerinde tükendiği görülür; şubeler arası transfer kararı verilebilir.
• Lot ve son kullanma tarihi takibi olan kalemlerde, tarihi yaklaşan stok vadesi dolmadan öne çıkarılır.
• En az ve en çok stok seviyesi uyarıları satın alma tarafına bağlanır; böylece yavaş kalemin yeniden siparişi kontrolsüz sürmez.
• Dönemsel ve ara sayım ekranlarındaki fark raporu, kayıtlı stok ile raftaki stoğu karşılaştırır. Sayım yöntemi için stok sayımı rehberine bakabilirsiniz.

Böylece yıl sonunda rafı gösteren bir kişiye ihtiyaç kalmaz; liste her ay yönetim toplantısına hazır gelir.

Hangi işletmelerde bu takip öncelik taşır?

• Stok kalemi sayısı yüksek, yedek parça veya ticari mal ağırlıklı işletmeler.
• Sezonluk ürün satan ve her sezon sonunda artan mal devreden işletmeler.
• Tedarikçinin asgari sipariş miktarı nedeniyle ihtiyaçtan fazla mal almak zorunda kalanlar.
• Birden fazla şube veya deposu olup stok dengesini elle kuramayanlar.

Tek depolu, az kalemli ve hızlı dönen bir işte basit bir aylık kontrol listesi çoğu zaman yeterlidir.

Özet

• Ölü stok, belirli süredir hiç hareket görmeyen kalemdir; yavaş hareket eden stok ise çıkış gören ama eldeki miktara göre çok yavaş eriyen kalemdir. İkisinin çözümü farklıdır.
• Stok devir hızı = dönem satışlarının maliyeti ÷ ortalama stok tutarıdır. 365'i devir hızına bölmek stokta kalma süresini gün olarak verir.
• Toplam rakam yanıltır; hesap ürün grubu ve kalem bazında, tek bir değerleme yöntemiyle yapılmalıdır.
• ERP'de takip; son hareket tarihi, eşik, yaşlandırılmış liste, eylem kararı ve sipariş kuralıyla bağlantıdan oluşur.
• Değer düşüklüğü ve imha işlemlerinin vergisel sonucunu mali müşavirinizle teyit edin.

Depodaki hangi kalemlerin gerçekten nakit bağladığını kendi verinizle görmek isterseniz demo talebi üzerinden bir görüşme planlayabiliriz.

Kaynaklar

Vergi Usul Kanunu madde 274 (emtia değerlemesi ve emsal bedeli). Uygulama ayrıntıları için mali müşavirinize teyit ettirin.

İlgili yazılar:

• Stok Değerleme Yöntemi: FIFO mü, Ağırlıklı Ortalama mı?
• Talep Tahmini ve Yeniden Sipariş Noktası ERP'de Nasıl Hesaplanır?
• Dönem Sonu Stok Sayımında Farkı Azaltmak İçin 7 İpucu