Stok sayımları işletmelerin en kritik ama en çok hata yapılan süreçlerindendir. İşte doğruluğu %95'in üzerine çıkaran 7 pratik ipucu.
1. Ön hazırlık: Sayım öncesi temizlik
Sayım gününden önce deponun rutin düzenlemesini yapın. Yerinde olmayan, yanlış raflarda duran veya etiketsiz ürünler tespit edilip düzeltilmelidir.
2. Sayım sahasını ayırın
Canlı operasyonla sayımın aynı anda olmaması idealdir. Mümkünse, sayım saatleri boyunca mal giriş/çıkış durdurulur. Durdurulamıyorsa, sayım sırasında hareket gören ürünler ayrı etiketlenir.
3. Mobil tarayıcı kullanın
Kağıt üzerinden sayım %5-10 hata oranı taşır. Barkod okuyucu ya da el terminali ile gerçek zamanlı tarama, hatayı %0.5'in altına indirir. Birasyo'nun WMS modülü Zebra ve Honeywell el terminallerini destekler.
4. Çift kontrol (blind count)
Kritik ürünler iki farklı kişi tarafından birbirinden habersiz sayılmalı. Sayımlar farklıysa bir üçüncü sayım yapılır.
5. Cycle counting'e geçin
Yılda bir kez dev sayım yapmak yerine, haftalık/aylık sürekli sayım (cycle counting) uygulayın. ABC analiziyle A sınıfı ürünler daha sık sayılır.
6. Varyans analizi
Sayım sonucu vs sistem kaydı arasındaki fark yalnızca düzeltilmez — neden oluştuğu araştırılır. En sık nedenler: fire, hırsızlık, yanlış giriş/çıkış, transfer kaydı atlanması.
7. Sayım raporunu arşivleyin
Her sayım raporu PDF olarak arşivlenmeli. Denetimlerde, mali müşavirin talep edeceği ilk evraklardan biridir.
Birasyo ile nasıl?
Birasyo'nun Stok Yönetimi modülü, sayım planı oluşturmaktan varyans raporu üretmeye kadar tüm süreci otomatikleştirir. ABC analizi, cycle counting takvimi ve el terminali entegrasyonu standart olarak gelir.