Stok Kartı ile Muhasebedeki Stok Bakiyesi Tutmuyorsa Ne Yapılır?

Ay sonunda depo müdürü stok değerleme raporunu verir, muhasebe ise bilançodaki stok hesaplarının bakiyesini. İki sayı aynı olmalıdır. Çoğu işletmede olmaz, fark da kimsenin sahiplenmediği bir kalem olarak sonraki aya devreder. Birkaç ay sonra yıl sonu sayımında hepsi birden ortaya çıkar.

Bu yazı, farkın nereden geldiğini ve her ay nasıl kapatılacağını anlatıyor. Okur olarak finans müdürünü, operasyon müdürünü ve ERP kararını veren patronu düşündük.

Stok kartı ile muhasebe bakiyesi neden aynı olmalı?

Stok kartı, her kalemin miktarını ve maliyetini hareket hareket tutar. Muhasebe ise stoku Tekdüzen Hesap Planı'nın 15'li grubunda izler. İlk madde ve malzeme 150, yarı mamuller 151, mamuller 152, ticari mallar 153 hesabındadır. Stok değer düşüklüğü karşılığı 158'de ayrı gösterilir.

Stok kartlarının tutar toplamı ile bu hesapların toplamı arasında fark varsa iki şeyden biri yanlıştır. Ya depodaki kayıtlar gerçeği yansıtmıyordur ya da muhasebe kaydı depodaki hareketle aynı gün, aynı tutarla işlenmemiştir. Hangisi olduğunu bilmeden bilançoya güvenilmez.

Fark en sık hangi beş yerden çıkar?

1. Fatura gelmeden mal girişi. Mal depoya girer, irsaliye işlenir ancak tedarikçi faturası haftalar sonra gelir. Depo stoku görür, muhasebe henüz görmez. Fark geçicidir ama izlenmezse kalıcı hale gelir.
2. Maliyetin sonradan değişmesi. Fatura geldiğinde fiyat irsaliyedekinden farklıdır, ya da ithalatta nakliye ve gümrük masrafı sonradan eklenir. Stok kartındaki birim maliyet güncellenmediyse tutar farkı doğar.
3. Elle yazılan muhasebe fişi. Muhasebeci stok hesabına doğrudan fiş keser, depoda karşılığı yoktur. Tersi de olur, depo düzeltme hareketi yapar, muhasebeye yansıtılmaz.
4. Farklı değerleme yöntemi. Bir depoda FIFO, diğerinde ağırlıklı ortalama uygulanıyorsa aynı mal iki farklı tutarla görünür. Yöntem seçimi için FIFO ve ağırlıklı ortalama karşılaştırmamıza bakabilirsiniz.
5. Sayım farkının işlenmemesi. Sayımda eksik ya da fazla çıkan miktar sistemde düzeltilmez, düzeltilse de muhasebeye aktarılmaz.

Bunlara dönem kesintisi de eklenir. Ayın son günü yapılan çıkış ertesi gün işlenirse, stok bir tarafta ay sonunda, diğer tarafta ay başında düşer.

Sürekli ve aralıklı envanter yöntemi farkı nasıl etkiler?

Sürekli envanter yönteminde her satıştan sonra satılan malın maliyeti 621 hesabına borç, 153 hesabına alacak yazılır. Stok hesabı her an güncel kalır. Aralıklı envanter yönteminde ise satılan malın maliyeti dönem sonunda bulunur. Dönem sonu sayımıyla bulunan stok tutarı, 153 hesabının borç kalanından düşülür ve fark 621'e aktarılır.

Aralıklı yöntemde ay içinde stok hesabı ile depo kayıtlarının tutmaması normaldir, çünkü muhasebe tarafı dönem sonunu bekler. Sürekli yöntemde ise aynı fark bir hataya işaret eder. Hangi yöntemi uyguladığınızı bilmek, mutabakat farkını yorumlamanın ilk adımıdır.

Aylık stok mutabakatı nasıl yapılır?

Kapanıştan önce şu sırayla ilerleyin.

1. Kesim tarihini sabitleyin. Son gün saat belirleyin, o ana kadar olan tüm giriş ve çıkış hareketlerinin işlendiğini depodan yazılı teyit alın.
2. İki toplamı yan yana koyun. Stok kartlarının tutar toplamını hesap grubuna (150, 151, 152, 153) göre ayırın, muhasebe bakiyesiyle karşılaştırın.
3. Farkı gruba göre daraltın. Önce hangi hesap grubunda fark olduğunu bulun, sonra o gruptaki kalemlere inin.
4. Fark nedenini sınıflandırın. Faturası gelmemiş girişler, maliyet farkları, elle fişler, sayım farkları ve dönem kesintisi olarak ayırın.
5. Düzeltmeyi kaynağında yapın. Depo hatasını depoda, muhasebe hatasını muhasebede düzeltin. İki tarafı da elle eşitlemeye çalışmayın.
6. Kalan farkı yazıya dökün. Açıklanamayan küçük bir tutar kalırsa tutarı, nedenini ve onaylayan kişiyi kayda geçirin.

Kapanış takvimini bütünüyle hızlandırmak istiyorsanız dönem sonu kapanış yazımız bu adımın diğer işlerle sıralamasını da anlatıyor.

Fark neden her ay tekrar eder?

Çünkü mutabakat ay sonunda yapılan bir temizlik işi olarak görülür, süreç olarak değil. Fark nedenleri ay boyunca birikir ve kapanış günü kimin hangi kaydı işlediğini kimse hatırlamaz.

Tekrarı kesen üç alışkanlık vardır. Birincisi, stok hesaplarına elle fiş kesilmesini kısıtlamak, hareketi yalnızca stok modülünden üretmek. İkincisi, faturası gelmemiş girişlerin listesini haftalık takip etmek. Üçüncüsü, sayım farklarını sayımdan sonraki gün işlemek, ayın sonuna bırakmamak. Bu işi kimin yaptığı da yazılı olmalıdır. Sorumlusu olmayan mutabakat birkaç ay sonra bırakılır.

Tutarsızlık bilançoya ve vergiye nasıl yansır?

Stok bakiyesi yanlışsa satılan malın maliyeti de yanlıştır, dolayısıyla kâr yanlış çıkar. Stok olduğundan yüksek görünüyorsa kâr şişer, düşük görünüyorsa gider olduğundan fazla yazılmış olur. İkisi de dönem sonu vergi hesabını ve bağımsız denetimi doğrudan etkiler. Fark nedeniyle yapılacak düzeltme kayıtlarının vergisel sonucunu mali müşavirinizle teyit edin.

Bunun dışında yanlış maliyet, fiyat kararlarını da bozar. Maliyeti gerçekte olduğundan düşük görünen ürünü fazla ucuza satarsınız.

Birasyo'da bu nasıl çözülür?

Birasyo'nun stok ve envanter modülü değerleme yöntemini stok kartı veya depo bazında tanımlar ve her alım ya da çıkış hareketinde maliyeti otomatik hesaplar. Böylece elle Excel'de maliyet bulma ihtiyacı ortadan kalkar ve iki depoda iki ayrı yöntem uygulanması riski azalır.

Sayım tarafında el terminaliyle okutulan veri sisteme anlık düşer, sayım sonunda fark raporu üretilir. Farkları nedene göre sınıflandırıp tek toplu işlemle düzeltebilir, işlemin denetim izini saklayabilirsiniz. Muhasebe (muhasebe modülü) ve depo aynı platformda çalıştığı için karşılaştırma tek yerden yapılır ve iki ayrı dosyayı birleştirmek gerekmez.

Mutabakatı kendi verinizle görmek isterseniz demo talebi üzerinden bir görüşme planlayabiliriz.

Hangi işletmelerde bu kontrol daha çok önem taşır?

• Birden fazla depo veya şubesi olanlarda, çünkü her depo ayrı sapar.
• İthalat yapanlarda, çünkü maliyet sonradan değişir.
• Üretimde ilk madde, yarı mamul ve mamulü birlikte izleyenlerde, çünkü fark üç hesap grubuna yayılır.
• Mal kabul ile fatura girişi arasında uzun süre geçenlerde.

Tek depolu, az kalemli ve hızlı dönen bir işte ay sonunda tek sayfalık bir karşılaştırma çoğu zaman yeterlidir.

Özet

• Stok kartlarının tutar toplamı ile 150, 151, 152 ve 153 hesaplarının bakiyesi aynı olmalıdır. Fark varsa depo veya muhasebe kaydından biri yanlıştır.
• En sık nedenler faturası gelmemiş girişler, sonradan değişen maliyet, elle fişler, farklı değerleme yöntemi ve işlenmemiş sayım farkıdır.
• Sürekli envanterde ay içi fark hata işaretidir, aralıklı envanterde dönem sonunda beklenen bir durumdur.
• Mutabakat altı adımda yapılır. Kesim tarihi, iki toplam, hesap grubuna göre daraltma, nedene göre sınıflama, kaynağında düzeltme ve kalanın kayda geçmesi.
• Düzeltme kayıtlarının vergisel sonucunu mali müşavirinize teyit ettirin.

Kaynaklar

Tekdüzen Hesap Planı stok hesapları ve sürekli ile aralıklı envanter yöntemlerine ilişkin ders notları ve muhasebe yayınları esas alınmıştır. Vergisel uygulama için mali müşavirinize teyit ettirin.

İlgili yazılar:

• Stok Değerleme Yöntemi: FIFO mü, Ağırlıklı Ortalama mı?
• Dönem Sonu Stok Sayımında Farkı Azaltmak İçin 7 İpucu
• Ölü Stok ve Stok Devir Hızı ERP'de Nasıl Takip Edilir?