Bir ERP yazılımını kendi verinizle denediniz. Senaryolarınız ekranda yürütüldü, bazıları sorunsuz geçti, bazılarında "bunu ayarlamak gerekir" dendi. Toplantıdan çıktınız ve herkesin aklında başka bir şey kaldı: satış sorumlusu teklif ekranını beğendi, muhasebe kur farkı kaydından emin olamadı, depo sorumlusu el terminalini soracaktı ama unuttu.
PoC'nin değeri bu noktada belli olur. Sonuçlar yazılmadıysa deneme bir izlenime dönüşür ve karar yine en son konuşan kişinin sözüne göre verilir. Bu yazıda sonuçları nasıl okuyacağınızı anlatıyoruz.
İzlenimi kayda çevirin
Toplantının ertesi günü, katılan herkesten aynı tabloyu doldurmasını isteyin. Her senaryo bir satır olsun:
| Senaryo | Sonuç | Kendi çalışanımız yapabildi mi | Not |
|---|---|---|---|
| Kısmi sevkiyat ve fatura | Oldu / Uyarlama gerekiyor / Olmadı | Evet / Hayır | |
| Dövizli alış ve kur farkı | Oldu / Uyarlama gerekiyor / Olmadı | Evet / Hayır | |
| Sayım farkı kaydı | Oldu / Uyarlama gerekiyor / Olmadı | Evet / Hayır |
Tabloları yan yana koyduğunuzda iki şey görünür. Herkesin "oldu" dediği işler karardan çıkar. Birinin "oldu", ötekinin "olmadı" dediği işler ise satıcıya yeniden sorulur.
"Uyarlama gerekiyor" cevabını açtırın
Denemede en sık duyulan cevap budur ve üç ayrı anlama gelebilir:
- Ayar. Yazılımda zaten var, sizin düzeninize göre açılması gerekiyor. Kurulumun olağan parçasıdır.
- Düzen değişikliği. Yazılım işi yapıyor ama sizin bugünkü yönteminizle değil. Siz çalışma biçiminizi değiştireceksiniz.
- Geliştirme. Yazılımda yok, yazılması gerekiyor.
Satıcıdan her "uyarlama" için bunlardan hangisi olduğunu yazılı isteyin. Geliştirme gerektiren her iş teklifte ayrı bir kalem olarak yer almalı. Düzen değişikliği gerektiren işleri ise ilgili birimle konuşun: yeni yöntem kabul edilebilir mi?
Veri tarafında çıkanları ayrı değerlendirin
Verinizin yazılıma aktarılması sırasında ortaya çıkan sorunlar yazılımın değil, verinin sorunudur. Yine de karar için önemlidir, çünkü hangi yazılımı seçerseniz seçin bu işi yapacaksınız.
Satıcıdan aktarım sırasında neyle karşılaştığını isteyin:
- Hangi alanlar eksikti?
- Kaç kayıt çift açılmıştı?
- Hangi birimler ve kodlar birbirini tutmuyordu?
- Aktarılamayan ya da elle düzeltilmesi gereken ne vardı?
Bu liste geçiş öncesinde yapılacak veri temizliğinin iş planıdır. Aktarımı sorunsuz yürüten ve çıkan sorunları açıkça raporlayan bir satıcı, geçişte de böyle davranacaktır.
Kullanıcının elinde nasıl durdu?
Satıcının gösterdiği iş ile sizin çalışanınızın yaptığı iş aynı şey değildir. Denemede fareyi çalışanınıza verdiyseniz şunlara bakın:
- İşi yardım almadan tamamlayabildi mi?
- Kaç ekran dolaştı?
- Nerede takıldı?
Bir işin yazılımda yapılabiliyor olması yetmez. Depoda günde yüz kez yapılacak bir kaydın altı ekranda tamamlanması, o kaydın bir süre sonra yapılmaması demektir.
Görülmeyen işleri not edin
Her deneme dar kapsamlıdır ve bazı işler dışarıda kalır. Kararı verirken görülmeyen işleri görülmüş saymayın. Dışarıda kalan her iş için satıcıya iki soru sorun: bu iş yazılımda var mı, varsa bunu da kendi verimizle görebilir miyiz?
Ay sonu kapanışı, e-Fatura gönderimi ve mali müşavirinizin kullanacağı ekranlar ilk denemede çoğu zaman atlanır. Bunlar sizin için önemliyse ikinci bir oturum isteyin.
Karar toplantısında üç soru
Tablolar toplandıktan sonra karar toplantısında şu üç soruya bakın:
- İşimizin en önemli üç akışı kendi verimizle çalıştı mı? Çalışmadıysa geri kalan artıların önemi azalır.
- Geliştirme gerektiren işler neler ve teklifte yazıyor mu? Yazmayan iş, sonradan çıkacak maliyettir.
- Verimizi taşımak için ne yapmamız gerekiyor ve bunu kim yapacak?
Üç sorunun cevabı açıksa karar da açıktır. Açık değilse eksik kalan senaryoyu yeniden denemek, belirsiz bir kararla kuruluma başlamaktan iyidir.
Birasyo'da deneme sonrası ne olur?
Birasyo'da denemeyi sizin verinizle yapıyoruz ve toplantıda eksik kalan ya da uyarlanması gereken yerleri sizinle birlikte not ediyoruz. Devam etmeye karar verirseniz denemede yapılan ayarlar ve aktarım düzeni kurulumda kullanılır. Devam etmezseniz yüklediğimiz veriyi sileriz.
Kendi verinizle bir deneme planlamak için formu doldurun, aynı gün sizi arayalım.
İlgili yazılar
Bu yazıyı LinkedIn'de paylaşın
Başlık, özet ve etiketler panoya kopyalanır, paylaşım penceresi açılır. Yapıştırıp (Cmd/Ctrl+V) gönderin.
