Ciro Büyüyor Ama Kâr Büyümüyor: Müşteri Bazlı Gerçek Marj ERP'de Nasıl Görülür?

Yıl sonunda satış listesine bakıp ilk beş müşteriyi sıralamak kolaydır. Ciroya göre sıralanan bu liste çoğu işletmede toplantıların ana malzemesidir. Aynı müşterileri bu kez elinize kalan paraya göre sıraladığınızda liste değişir. Ciroda üçüncü sırada olan müşteri kârda dokuzuncu sıraya düşer, ciroda yedinci olan müşteri ilk üçe girer. Bunu görmeyen işletme, en çok emek harcadığı müşteriyi en kârlı sanır.

Bu yazı, patron ve satış yöneticisi için yazıldı. Müşteri bazlı gerçek marjın neden Excel'de güvenilir çıkmadığını, hangi kalemlerin hesaba girmesi gerektiğini ve ERP'de bu görünümün nasıl kurulduğunu anlatıyor.

Ciro sıralaması neden yanıltır?

Ciro, faturanın üst satırıdır. Müşteriye o satış için ne kadar maliyetlendiğinizi göstermez. İki müşteri aynı tutarda alım yapsa da biri liste fiyatından, tek sevkiyatla, peşin ödeyerek alır. Diğeri yüksek iskontoyla, her hafta küçük partilerle, 90 gün vadeyle alır ve her ay bir kısmını iade eder. Faturada ikisi de aynı rakamı taşır. Kasaya giren para ise aynı değildir.

Sorunun kökü, bu farkı yaratan kalemlerin farklı yerlerde durmasıdır. İskonto sipariş ekranında, iade ayrı bir belgede, nakliye masrafı muhasebede genel gider hesabında, vade farkı ise kimsenin hesaplamadığı bir yerde kalır. Hiçbiri müşteri kartına bağlı değilse müşteri bazlı marj kimsenin eline geçmez.

Gerçek marj hangi kalemlerden oluşur?

Müşteri bazlı marjı hesaplamak için satışın üstünden değil, her kalemin altından gitmek gerekir. Aşağıdaki tablo gerekli kalemleri ve verinin normalde nerede durduğunu gösteriyor.

Kalem	Marja etkisi	Veri normalde nerede durur?
Liste fiyatı ile fatura fiyatı farkı	İskonto kadar gelir kaybı	Sipariş satırı, çoğu zaman elle düzeltilir
Satılan malın maliyeti	Marjın temel kalemi	Stok değerleme, muhasebe
İade ve düzeltme faturaları	Gelirden düşer, maliyet geri döner	Ayrı iade belgesi
Nakliye ve sevkiyat masrafı	Müşteriye özel gider	Genel gider hesabı
Vade süresi	Paranın bağlı kaldığı gün sayısı	Cari hesap, vade tarihi
Tahsilat gecikmesi ve karşılıksız evrak	Finansman yükü, kayıp riski	Cari hesap, çek senet portföyü
Özel ambalaj, etiket, numune	Müşteriye özel ek maliyet	Genellikle hiçbir yerde

Bu listenin tamamı ilk günden hesaplanmak zorunda değildir. İlk adımda iskonto, iade ve maliyet yeter. Nakliye ve vade ikinci adımda gelir. Önemli olan, her kalemin müşteri koduyla aynı kayıtta tutulmasıdır.

Excel'de bu hesap neden tutmaz?

Üç sebep var. İlki, maliyetin elle girilmesidir. Satış raporu ile maliyet listesi ayrı dosyalarda durur ve birbirine ürün koduyla bağlanır. Maliyet değiştiğinde dosyalardan biri güncellenir, diğeri eski kalır. Hammadde fiyatı oynak olan bir işletmede bu fark bir iki ay içinde marjı anlamsız hale getirir.

İkincisi, iadelerin satıştan ayrı izlenmesidir. İade faturası kesilmiş ama stoğa girmemiş bir mal varsa, ya da stoğa girmiş ama fatura düzeltilmemişse rapor ya fazla gelir ya da fazla gider gösterir.

Üçüncüsü, hesabın birine bağlı olmasıdır. Müşteri kârlılık dosyasını yapan kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında hesap yöntemi de gider. Sonraki kişi dosyayı açar, formülleri çözemez, sıfırdan başlar.

ERP'de müşteri bazlı marj nasıl kurulur?

Kurulum dört adımdır ve sıra önemlidir.

1. Maliyeti stok kartından al. Satılan malın maliyeti, stok değerleme yönteminin ürettiği birim maliyetten gelir. FIFO ya da ağırlıklı ortalama, hangisini kullanıyorsanız rapor onu kullanır. Elle girilen maliyet listesi kalkar.
2. İskontoyu sipariş satırında sakla. Liste fiyatı ile uygulanan fiyat arasındaki fark satırda ayrı bir alan olarak tutulur. Temsilci faturada fiyatı elle düzeltmek yerine siparişte iskonto girer, bu iskonto onay kuralına bağlanır.
3. İadeyi orijinal satışa bağla. İade belgesi, hangi faturadan geldiğini ve hangi stok hareketini geri çevirdiğini gösterir. Böylece iade hem geliri hem maliyeti birlikte düzeltir.
4. Müşteriye özel giderleri müşteri kartıyla ilişkilendir. Nakliye, özel ambalaj ve numune masrafı girerken müşteri ya da sevkiyat seçilir. Genel gider hesabında anonim kalmaz.

Bu dört adım tamamlandığında müşteri bazlı brüt marj bir hesap işi olmaktan çıkar, bir rapor filtresine dönüşür.

Marjı görünce hangi kararlar değişir?

Rapor bir kere çıktıktan sonra işletmelerin çoğu aynı üç soruyla karşılaşır.

Bu müşteriye verdiğim iskonto doğru mu? Ciroda büyük görünen müşteri çoğunlukla iskontoyu da en çok alan müşteridir. İskonto kademeleri satın alınan hacme, alım düzenine ve ödeme koşuluna bağlanmadıysa marj eriyor demektir. Kademeli iskonto ve fiyat listesi yönetimi bu noktada devreye girer.

Küçük sipariş veren müşteriyi tutmaya değer mi? Sık ve küçük partilerle çalışan müşteri, sevkiyat ve hazırlık maliyetini artırır. Marj raporu, asgari sipariş tutarı ya da sevkiyat ücreti koymanın o müşteri için ne kadar fark yaratacağını gösterir. Karar yine sizindir ama artık rakamla verilir.

Vadeyi uzatmak ne kadara mal oluyor? Vade verdiğiniz her gün, o parayı kendi cebinizden finanse etmek demektir. Kredi kullanıyorsanız bunun bir faizi vardır. 90 gün vadeli müşteri ile peşin ödeyen müşteriyi aynı marj yüzdesiyle karşılaştırmak adil değildir. Alacak yaşlandırma raporu ile marj raporu yan yana okunmalıdır.

Basit bir hesapla görelim

Hesap kolay olsun diye varsayımsal rakamlarla ilerleyelim. İki müşteriye de 1.000 liralık liste fiyatlı mal sattığınızı ve malın maliyetinin 700 lira olduğunu düşünün.

Birinci müşteri liste fiyatından alır, iade etmez, nakliyeyi kendi öder. Brüt marjınız 300 liradır.

İkinci müşteri yüzde 10 iskonto alır, ürünün yüzde 5'ini iade eder, nakliye masrafı için 40 lira harcarsınız. Faturada 900 lira görünür. İade sonrası net satış 855 liraya iner. Satılan malın maliyeti de iade edilen kısım kadar azalır ve 665 lira olur. Nakliye düşüldüğünde elinizde 150 lira kalır. Net satışta yaklaşık yüzde 14 geride olan müşteri, kârda yarı yarıya geridedir.

Gerçek işletmede bu farklar daha da büyük olabilir. Önemli olan hesabın yönüdür. Her iskonto, her iade, her sevkiyat masrafı marjın yüzdesini değil, tutarını eritir.

Birasyo'da bu görünüm nasıl kurulur?

Birasyo'da satış, stok, cari hesap ve muhasebe aynı veri tabanında çalışır. Müşteri bazlı marj için gereken verinin tamamı zaten aynı kayıt zincirinde bulunur. Satış Yönetimi modülünde fiyat listesi ve iskonto kuralları sipariş satırında tanımlanır, teklif ve sipariş onay akışına bağlanır. Stok modülü satılan malın maliyetini seçtiğiniz değerleme yönteminden getirir. Cari hesap tarafında vade ve tahsilat durumu müşteri kartında izlenir.

Bu veriler Raporlar modülündeki sürükle bırak tasarım aracıyla tek bir müşteri bazlı görünümde birleştirilebilir. SQL bilmek gerekmez. Rapor zamanlanarak her ay başında yönetime e-postayla gönderilebilir. Departman, proje ve şube bazlı kârlılık için Masraf Merkezi altyapısı da mevcuttur.

Hangi kalemlerin sizin işinizde marjı en çok etkilediği, sektöre ve satış kanalına göre değişir. Demo görüşmesinde kendi müşteri verinizin bir örneğiyle bu görünümü size gösterebiliriz. Ayrıntı için Raporlar ve Analiz modülüne ve Satış Yönetimi modülüne bakabilir, demo talebinizi iletebilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Müşteri bazlı marj ile ürün bazlı marj aynı şey midir? Hayır. Ürün bazlı marj bir ürünün maliyetle farkını gösterir. Müşteri bazlı marj ise aynı ürünün hangi müşteriye hangi iskonto, iade ve masrafla satıldığını da içerir. Aynı ürün bir müşteride kârlı, diğerinde zararlı olabilir.

Maliyet tutarlı değilse marj raporu işe yarar mı? Yaramaz. Marj raporunun doğruluğu stok değerlemenin doğruluğuna bağlıdır. Önce stok sayımı ve değerleme yöntemi oturmalıdır.

Bu raporu ne sıklıkla okumalı? Aylık yeterlidir. İskonto ve vade kararları günlük değişmez. Büyük bir müşteriyle fiyat görüşmesi öncesinde ayrıca bakılması iyi olur.

Özet

• Ciro sıralaması ile kâr sıralaması farklıdır. Karar vermeden önce ikisini yan yana görmek gerekir.
• Gerçek marj; iskonto, iade, maliyet, nakliye ve vade kalemlerinin müşteriyle aynı kayıtta tutulmasıyla hesaplanır.
• Excel'de bu hesap maliyetin elle girilmesi, iadelerin ayrı izlenmesi ve hesabın tek kişiye bağlı kalması yüzünden bozulur.
• ERP'de kurulum dört adımdır: maliyeti stok kartından almak, iskontoyu satırda saklamak, iadeyi satışa bağlamak ve müşteriye özel gideri müşteriyle ilişkilendirmek.
• Rapor çıktıktan sonra iskonto kademeleri, asgari sipariş tutarı ve vade koşulları rakamla yeniden değerlendirilir.