PoC, bir ERP yazılımını karar vermeden önce kendi verinizle denemektir. Satıcı örnek verinizi alır, yazılıma yükler ve işinizi o veriyle gösterir. Bu denemeden ne öğreneceğiniz büyük ölçüde sizin hazırlığınıza bağlıdır. Hazırlıksız girilen bir PoC, biraz daha uzun süren bir demoya dönüşür.
Aşağıda hazırlığı beş başlıkta topladık.
Önce neyi görmek istediğinize karar verin
Veriden önce senaryo gelir. "Yazılımı bir görelim" diye başlanan denemede satıcı kendi bildiği akışı gösterir. Siz ne göreceğinizi yazılı verirseniz deneme sizin işinizin üzerinden yürür.
Her birimden bir iş isteyin. Satış, satın alma, depo ve muhasebe sorumlusu, her gün yaptığı ve "bu olmazsa çalışamayız" dediği bir işi yazsın. Dört beş senaryo yeter. Örnekler:
- Bir teklifin siparişe dönmesi, siparişin iki ayrı sevkiyatla gönderilmesi ve her sevkiyatın faturalanması.
- Dövizli bir alış faturasının farklı kurdan ödenmesi.
- Sayımda eksik çıkan bir ürünün stok ve muhasebe kaydı.
- Vadesi geçmiş alacakların müşteri bazında listelenmesi.
Senaryoyu gerçek bir işten seçin. Geçen ay sizi uğraştıran siparişi, iadesi olan faturayı, kapanmayan cari hesabı yazın.
Hangi veriyi hazırlamalısınız?
Senaryoların çalışması için gereken veri çoğu işletmede aynıdır:
- Cari listesi. Müşteriler ve tedarikçiler, vergi numarası ve adres bilgisiyle.
- Ürün ve stok listesi. Kod, ad, birim, varsa barkod ve depo bazında miktar.
- Açık faturalar ve cari bakiyeler. Denemede alacak ve borç takibini görebilmek için.
- Varsa ürün reçeteleri ve fiyat listeleri.
- Senaryolarda geçen gerçek belgeler. Yazdığınız siparişin, faturanın, sayım tutanağının kendisi.
Verinin tamamını göndermeniz gerekmez. İşinizi temsil eden bir bölüm yeter. Önemli olan temsil etmesidir: yalnızca sorunsuz kayıtları seçerseniz deneme de sorunsuz geçer ve size bir şey öğretmez.
Bu yüzden veriyi "temizleyip" göndermeyin. Birimi yanlış girilmiş ürün, iki kez açılmış cari kart, vergi numarası boş müşteri yerinde kalsın. Bunlar geçişte karşınıza çıkacak sorunlardır ve denemenin en öğretici kısmı bu kayıtların başına ne geldiğini görmektir.
Veriyi hangi biçimde verirsiniz?
Excel dosyası ya da bugün kullandığınız yazılımın dışa aktarımı yeterlidir. Sütun adlarını ve sırasını değiştirmeyin. Verinin yazılıma nasıl aktarılacağı satıcının işidir ve bu işin ne kadar kolay yürüdüğü de denemenin bir sonucudur.
Aktarım sırasında satıcı size soru soracaktır: "Bu sütun ne anlama geliyor?", "Bu iki birim arasındaki katsayı nedir?" Bu sorulara cevap verecek kişiyi baştan belirleyin. Çoğu zaman bu kişi muhasebe sorumlusu ya da depoyu en iyi bilen çalışandır.
Kişisel veriyi ne yapmalısınız?
Cari ve personel listelerinde kişisel veri bulunur: telefon, e-posta, şahıs firmalarında kimlik numarası. Deneme için bunlara ihtiyaç yoktur. Göndermeden önce şunları yapın:
- Telefon, e-posta ve kimlik numarası sütunlarını silin ya da değiştirin.
- Personel verisi gerekiyorsa adları değiştirin, ücretleri yuvarlayın.
- Satıcıdan verinin nerede tutulacağını, kimlerin göreceğini ve deneme bitince ne olacağını yazılı isteyin.
- Gerek görüyorsanız veriyi göndermeden önce gizlilik sözleşmesi imzalayın.
Bu sorulara net cevap veremeyen bir satıcıya gerçek verinizi vermeyin.
Toplantıya kimler girmeli?
Deneme toplantısına yalnızca karar verecek kişi girerse eksik kalır. Bir ekranın kolay mı zor mu olduğunu, o ekranı her gün kullanacak kişi görür.
Toplantıda şu kişiler bulunsun:
- Senaryoyu yazan birim sorumluları.
- Yazılımı her gün kullanacak bir iki çalışan.
- Mali müşaviriniz ya da muhasebe sorumlunuz.
- Kararı verecek kişi.
Satıcı bir akışı gösterdikten sonra aynı işi kendi çalışanınızın yapmasını isteyin. Satıcının elinde bir dakikada biten iş, sizin çalışanınızın elinde ne kadar sürüyor? Günde yüz kez yapılacak bir işte bu fark önemlidir.
Sonucu nasıl kaydedeceğinizi baştan belirleyin
Toplantıdan önce basit bir tablo hazırlayın. Her senaryo bir satır olsun, karşısına üç seçenekten birini yazın: oldu, uyarlama gerekiyor, olmadı. Uyarlama gereken yerlerde satıcıdan ne yapılacağını not alın.
Toplantı bittiğinde elinizde izlenim değil bu tablo olmalı. Kararı nasıl vereceğinizi PoC sonrası karar yazısında anlattık.
Birasyo'da hazırlık nasıl yürür?
Birasyo'da hazır demo göstermiyoruz, sistemi sizin verinizle gösteriyoruz. İlk görüşmede senaryoları birlikte seçiyoruz. Verinizi Excel olarak ya da kullandığınız yazılımın dışa aktarımıyla alıyor, aktarımı biz yapıyoruz. Veri size ayrılmış ortamda durur, yalnızca bu deneme için kullanılır ve devam etmezseniz silinir. İsterseniz önce gizlilik sözleşmesi imzalarız.
Başlamak için kendi verinizle deneme sayfasındaki formu doldurmanız yeterli.
İlgili yazılar
Bu yazıyı LinkedIn'de paylaşın
Başlık, özet ve etiketler panoya kopyalanır, paylaşım penceresi açılır. Yapıştırıp (Cmd/Ctrl+V) gönderin.
