ERP Demosunda Satıcıyı Kendi Senaryolarınızla Test Edin: 8 Senaryolu Kontrol Listesi

ERP satıcısının hazırladığı demo, yazılımın en iyi gününü gösterir. Veriler temizdir, stok kartları eksiksizdir, her fatura ilk denemede kesilir. Sizin işletmenizde ise kısmi sevkiyat vardır, iade vardır, aynı ürünün iki ayrı birimi vardır, ay sonunda kapanmayan bir cari bakiye vardır. Seçim kararı hazırlanmış bir gösteriye göre verilirse, yazılımın gerçek davranışı canlıya geçtikten sonra öğrenilir. Bu yazı, demoyu satıcının sahnesinden çıkarıp sizin işinizin sınavına çevirmenin yolunu anlatıyor.

Hazırlanmış demo neden karar vermeye yetmez?

Standart demo, satıcının güçlü olduğu akışları sırayla gösterir ve zor yerlere uğramaz. Bu satıcıyı suçlamak için söylenmiyor, demonun doğası böyle. Sorun, karar verenin bu gösterimden "her şey çalışıyor" sonucunu çıkarmasıdır.

Net cevap: Demo, yazılımın yapabildiklerini gösterir; sizin işinizin gerektirdiklerini göstermez. İkisi arasındaki fark, kendi senaryolarınızı önceden yazıp satıcıya vermekle kapanır.

Senaryo listesini kim, ne zaman hazırlamalı?

Listeyi satıcı değil siz hazırlarsınız ve demodan en az bir hafta önce yazılı olarak iletirsiniz. Satıcı senaryoları önceden görürse hazırlanır, bu normaldir; amaç hazırlıksız yakalamak değil, gerçek akışı görmektir. Listeyi tek kişi yazmasın. Stok sorumlusu, muhasebe, satış ve satın alma yöneticisi birer senaryo getirmeli. Her departmanın "bu olmazsa ERP'yi kullanmayız" dediği bir iş vardır; liste o işlerden oluşur.

Hangi 8 senaryo yazılımı gerçekten ayırt eder?

Aşağıdaki sekiz senaryo, sektörden bağımsız olarak ERP'lerin farklılaştığı noktaları yoklar.

1. Kısmi sevkiyat ve kısmi fatura. 100 adetlik siparişin 60'ı sevk ediliyor, 40'ı bekliyor. İrsaliye, fatura ve açık sipariş bakiyesi birbirini tutuyor mu?
2. İade ve iskonto zinciri. Satılmış bir ürünün bir kısmı iade ediliyor, kalan tutara satır iskontosu uygulanmış. Stok, cari hesap ve muhasebe kaydı aynı anda düzeliyor mu?
3. Birim dönüşümü. Koli ile alınan, adetle satılan, kiloyla maliyetlenen ürün. Dönüşüm katsayısı tek yerde mi tutuluyor?
4. Kur farkı. Dövizli alış faturası, farklı kurdan ödeme. Kur farkı kaydı otomatik oluşuyor mu, hangi hesaba düşüyor?
5. Satın alma onay zinciri. Belirli tutarın üzerindeki talep ikinci onaycıya gidiyor mu? Onaycı izinliyse yerine kim bakıyor?
6. Stok sayım farkı. Sayım sonucu sistemden farklı çıkıyor. Fark kaydı, yetki ve muhasebe etkisi nasıl işliyor?
7. Ay sonu kapanış. Dönem kapatılırken açık kalan bir irsaliye çıkıyor. Sistem uyarıyor mu, yoksa kapanış sessizce geçiyor mu?
8. Rapor sorusu. "Geçen çeyrekte hangi müşteriden ne kadar brüt kâr kazandık?" sorusunu satıcı, rapor yazdırmadan ekranda cevaplayabiliyor mu?

Bu listeyi kendi işinize göre değiştirin. Üretim yapan bir işletme için bir ürün ağacı revizyonu ve fason iş emri, hizmet şirketi için proje bazlı zaman ve maliyet kaydı eklenir.

Demo sırasında nelere bakılmalı?

Her senaryoda üç soruyu not edin.

• Kaç ekran, kaç tıklama? Akış tek ekranda mı çözülüyor, yoksa beş ayrı menüde dolaşılıyor mu? Günde yüz kez yapılacak bir işte fark büyür.
• Veri nerede duruyor? Satıcı bir kaydı değiştirdiğinde stok, cari ve muhasebe kendiliğinden güncelleniyor mu, yoksa "bunu ayrıca aktarırsınız" cümlesi geliyor mu?
• Cevap "yaparız" mı, "gösterelim" mi? Canlı gösterilemeyen her akış, ek geliştirme ve ek bütçe anlamına gelir. "Özelleştirme ile çözeriz" cevabını yazılı olarak fiyat ve süreyle isteyin.

Net cevap: Gösterilemeyen senaryo, sözleşmede ek maliyet kalemidir. Demo sırasında canlı çalışmayan her akışı ayrı bir satır olarak listeleyin ve teklif aşamasında karşısına fiyat yazdırın.

Kendi verinizle deneme mümkün mü?

Mümkünse, 200-300 kalemlik gerçek stok kartı listenizi, bir aylık cari hareketinizi ve en karmaşık müşterinizin son siparişini isimleri değiştirip yapısını koruyarak satıcıya verin. Deneme ortamında kendi verinizle iki üç iş günü çalışmak, bir saatlik demodan çok daha fazlasını öğretir. Veri aktarımının kolay mı yoksa zahmetli mi olduğu da bu denemede ortaya çıkar; bu, canlıya geçişteki zorluğun en iyi öncü göstergesidir. Satıcı deneme ortamını kabul etmiyorsa, nedenini sorun.

Demoya kimler katılmalı, hangi işaretler uyarı sayılır?

Demoya patron tek başına girmemeli. Günlük kullanıcı olacak kişiler, yani depocu, muhasebe çalışanı ve satış temsilcisi salonda olmalı; çünkü bir ekranın kolay mı zor mu olduğunu en iyi o ekranı her gün kullanacak kişi görür. Demoyu satıcı yönetirse kullanıcının eline fare vermesini isteyin. Satıcı bir akışı kendisi çalıştırırken hızlıdır; sizin personelinizin aynı akışı kendi eliyle tamamlayıp tamamlayamadığı asıl ölçüdür.

Şu işaretlere dikkat edin:

• Senaryo listesi iletildiği halde demonun standart akışa dönmesi.
• Zor senaryolarda ekran paylaşımının kesilip "bunu sonra gösterelim" denmesi.
• Yanıtların sürekli "bu bir yapılandırma meselesi" cümlesiyle verilip yapılandırmanın canlı yapılmaması.
• Rapor sorusunda cevabın Excel'e aktarıp birleştirmeyi önermesi. Bu, verinin tek yerde durmadığının işaretidir.

Bu işaretlerin tek başına biri sorun değildir; ama aynı demoda üçünü birden görüyorsanız, canlıya geçişten sonra da aynı şeyle karşılaşırsınız.

Demonun ardından satıcılar nasıl karşılaştırılır?

Her senaryo için aynı basit tabloyu doldurun. Satıcıların hepsine aynı senaryolar verildiği için karşılaştırma adil olur.

Senaryo	Canlı gösterildi mi	Ek geliştirme gerekir mi	Kullanıcı kaç adımda yaptı
Kısmi sevkiyat	Evet / Hayır	Evet / Hayır	adım sayısı
İade ve iskonto	Evet / Hayır	Evet / Hayır	adım sayısı
Kur farkı	Evet / Hayır	Evet / Hayır	adım sayısı

Tabloyu departmanlarla birlikte doldurun. Sonuçta ağırlıklı toplam yerine şu soruya bakın: İşinizin en kritik üç akışı canlı ve ek geliştirmesiz çalıştı mı? Çalışmadıysa, o satıcıyla ilerlemek bir karar değil, bir bahistir.

Birasyo'da bu nasıl çözülür?

Birasyo ekibi demoyu iş akışlarınızın üzerinden yürütür. Listenizdeki senaryolar önceden iletildiğinde, Satış, Stok, Satın alma ve Muhasebe modüllerinde aynı kayıt üzerinden uçtan uca gösterilir; bir siparişin sevkiyata, faturaya, cari hesaba ve muhasebe fişine dönüşmesi tek veri tabanında izlenir. Sekizinci senaryodaki türden sorular için Raporlar & Analitik ekranı, hazır raporlar ve rapor tasarımcısıyla canlı cevaplanır. Veri aktarımı tarafında Hızlı Devreye Alma modülü, mevcut Excel veya eski sistem verinizin aktarım öncesi analizini yapar; mükerrer cari ve eksik stok kartı gibi sorunlar sizin verinizle, daha demo aşamasında görünür. Gösterilemeyen bir senaryo olursa bunu açıkça söyler, çözüm yolunu ve kapsamını yazılı olarak paylaşırız.

Özet

• Hazırlanmış demo, yazılımın en iyi halini gösterir; işinizin zor akışlarını göstermez.
• Senaryo listesini siz hazırlayın, demodan önce yazılı iletin, her departmandan en az bir senaryo alın.
• Kısmi sevkiyat, iade zinciri, birim dönüşümü, kur farkı, onay zinciri, sayım farkı, dönem kapanışı ve rapor sorusu sekiz temel sınav alanıdır.
• Her senaryoda ekran sayısını, verinin tek kayıttan güncellenip güncellenmediğini ve "yaparız" yerine canlı gösterimin yapılıp yapılmadığını not edin.
• Canlı çalışmayan akış, sözleşmede ek maliyettir; teklifte fiyatı ve süresi yazılı olmalıdır.
• Mümkünse kendi verinizle iki üç günlük deneme yapın; veri aktarımının zorluğu, canlıya geçişin en iyi önceden bildirimidir.