Lojistik Firmalarında Filo, Depo ve Sevkiyat Evrakı Yönetimi ERP'de Nasıl Birleşir?

Bir lojistik veya nakliye firmasında tek bir sevkiyatın arkasında dört farklı kayıt vardır: aracın rota ve yakıt verisi filo takip yazılımında, depodaki kabul-sevk hareketi ayrı bir stok sisteminde, sevkiyat evrakı (irsaliye, CMR, gerekiyorsa ETGB) yine ayrı bir noktada, faturalama ise muhasebe programında. Dört sistem birbirini beslemiyorsa, bir sevkiyatın gerçek maliyetini — yakıt, şoför, araç amortismanı, depo işçiliği — tek kalemde görmek mümkün olmaz; her ay sonu bu dört kaynaktan elle rapor toplanır.

Lojistik firmasında hangi süreçler neden birbirinden kopuk çalışır?

Sorunun kökeni genelde bilinçli bir tercih değil, büyüme sırasının sonucudur. Firma önce filo takibi için bir GPS/yakıt yazılımı alır, sonra depo hacmi büyüyünce ayrı bir stok programına geçer, muhasebe zaten en baştan farklı bir sistemdedir. Her yazılım kendi işini iyi yapar ama aralarında veri akışı yoktur — bir aracın o gün taşıdığı yükün hangi depo hareketine, hangi faturaya karşılık geldiğini görmek için üç ayrı ekrana bakıp elle eşleştirme yapılır. Sevkiyat sayısı arttıkça bu eşleştirme ya gecikir ya da hiç yapılmaz; firma o zaman yalnızca "bu ay ne kadar yakıt harcadık" ve "bu ay ne kadar fatura kestik" rakamlarını yan yana koyar, aradaki nedeni kuramaz.

Depo giriş-çıkışı rota ve filo verisiyle nasıl eşleşir?

Bir sevkiyatın maliyeti depodan çıktığı anda değil, aracın rotaya çıktığı andan teslim tutanağı imzalanana kadar geçen sürede oluşur. Depo hareketi (hangi ürün, hangi miktar, hangi araca yüklendi) ile filo hareketi (hangi araç, hangi rota, ne kadar sürede) aynı sevkiyat numarasına bağlanmadığında, bir teslimatın gecikme nedeni depoda mı yoksa yolda mı oluştuğu ancak şoförle telefon görüşmesiyle anlaşılır. İki hareket aynı kayda bağlandığında, depodan çıkış zamanı ile teslim zamanı arasındaki fark otomatik hesaplanır ve tekrarlayan gecikmelerin hangi rotada, hangi araçta yoğunlaştığı görülebilir hale gelir.

El terminali veya RF barkod okuyucuyla yapılan depo kabul-sevk hareketi de aynı mantıkla önemlidir: elle tutulan sevk fişi, sevk edilen ile faturalanan arasında fark olduğunda (eksik koli, yanlış ürün) bu farkın nerede oluştuğunu göstermez. Barkod tarama ile yapılan hareket, hatayı depodan çıkmadan önce yakalar.

Sevkiyat evrakları (e-İrsaliye, CMR, ETGB) tek noktadan nasıl yönetilir?

Yurt içi sevkiyatta e-İrsaliye, uluslararası karayolu taşımasında CMR (Karayolu Taşıma Senedi — 1956 Cenevre Konvansiyonu kapsamında düzenlenen, taşıyıcı-gönderici-alıcı arasındaki hak ve yükümlülükleri belirleyen belge), ihracat/ithalat sevkiyatında ise gümrük beyannamesi/ETGB devreye girer. Bu üç belge türü ayrı ayrı, elle hazırlanırsa iki risk birden oluşur: birincisi, aynı sevkiyat için birden fazla kez aynı bilginin (ürün, miktar, alıcı, araç plakası) farklı formlara girilmesi — her tekrar bir hata fırsatıdır. İkincisi, bir belge unutulduğunda (özellikle CMR — sınır geçişinde fiziksel olarak araçta bulunması gereken bir belgedir) sevkiyat sınırda veya denetimde durabilir.

Sevkiyat bilgisi tek bir kayıtta (müşteri, ürün, miktar, araç, rota) girildiğinde, hangi belgenin o sevkiyat için gerekli olduğu (yurt içi mi yurt dışı mı, hangi ülkeye) baştan belirlenir ve gerekli belgeler aynı veriden üretilir — irsaliye GİB'e giderken CMR şoföre/araca basılı veya dijital olarak teslim edilir. Belge eksikliği sevkiyat onaylanmadan önce fark edilir, sınırda değil.

Müşteri ve rota bazlı fiyatlandırma nasıl otomatikleşir?

Lojistik firmalarının çoğunda fiyatlandırma tek bir liste değildir: aynı müşteri farklı rotalarda farklı birim fiyattan, farklı hacim eşiğinde farklı iskontodan çalışır. Bu kurallar Excel'de veya kişinin hafızasında tutulduğunda, her yeni sevkiyatta fiyat elle hesaplanır ve hata payı yüksektir — özellikle yoğun dönemlerde yanlış fiyattan fatura kesilip sonradan düzeltme yapılması sık görülür. Müşteri-rota-hacim kombinasyonuna göre tanımlanmış bir fiyat/iskonto kuralı, sevkiyat kaydı girildiği anda doğru tutarı otomatik hesaplar; fatura sevk onayından sonra elle değil, tanımlı kurala göre kesilir.

Kendi filo ile anlaşmalı nakliyeci aynı sistemde nasıl izlenir?

Birçok lojistik firması sevkiyatların bir kısmını kendi aracıyla, bir kısmını ise anlaşmalı taşeron nakliyeciyle yapar — talep yoğunlaştığında veya belirli bir güzergâhta kendi filo yetmediğinde bu oran değişir. İki taşıma türü ayrı takip edilirse, bir müşteriye verilen fiyatın hangi sevkiyatta kâr, hangisinde zarar ürettiği görülemez: kendi araçla yapılan sevkiyatın maliyeti (yakıt, şoför, amortisman) ile taşeron nakliyeciye ödenen navlun bedeli farklı mantıkla hesaplanır, ama müşteriye kesilen fatura aynı fiyat listesinden çıkar.

Sevkiyat kaydı "kendi filo" veya "taşeron nakliyeci" olarak işaretlendiğinde, her iki durumda da maliyet aynı sevkiyat koduna yazılır — taşeron için kesilen navlun faturası satın alma modülü üzerinden tedarikçi tarafına, müşteriye kesilen fatura satış tarafına, ikisi de aynı sevkiyat numarasıyla eşleşir. Bu sayede bir güzergahın kendi filoyla mı yoksa taşeronla mı daha kârlı yürüdüğü dönem içinde karşılaştırılabilir; kapasite planlaması bu veriye göre yapılır, tahmine göre değil.

Müşteri bazlı tahsilat ve cari risk nasıl takip edilir?

Lojistik firmalarının çoğu müşterisiyle vadeli çalışır — sevkiyat yapılır, fatura kesilir, tahsilat haftalar sonra gelir. Bu döngüde iki ayrı risk vardır: bir müşterinin toplam açık bakiyesi tanımlı bir cari limitin üzerine çıktığında yeni sevkiyat kabul edilip edilmeyeceği, ve vadesi geçmiş faturaların hangi müşteride ne kadar biriktiği. Cari bakiye ayrı bir Excel'de, sevkiyat kabulü ayrı bir ekranda yürüdüğünde, limit aşımı genellikle sevkiyat çoktan yapıldıktan sonra fark edilir — o noktada geri dönüş yoktur.

Sevkiyat kaydı ile cari hesap aynı sistemde bağlı olduğunda, yeni bir sevkiyat girilirken müşterinin güncel açık bakiyesi ve tanımlı limiti anlık görünür; limit aşımında sevkiyat öncesi bir uyarı çıkar, karar (yine de kabul et / tahsilat bekle) operasyon değil finans tarafından bilinçli verilir. Vadesi geçmiş fatura listesi de aynı veriden otomatik oluşur — ayrıca hazırlanan bir yaşlandırma tablosuna gerek kalmaz.

Filo maliyeti operasyon kârlılığına nasıl bağlanır?

Bir aracın yakıt, bakım, lastik, sigorta ve amortisman maliyeti ayrı bir tabloda, o aracın taşıdığı sevkiyatlardan elde edilen gelir ayrı bir tabloda tutulduğunda, "bu araç kâr mı ediyor zarar mı" sorusuna cevap ancak yıl sonunda, kabaca verilebilir. Araç bazlı maliyet ile o araca atanan sevkiyatlardan gelen gelir aynı kodda toplandığında, hangi aracın, hangi rotanın gerçekten kârlı olduğu — boş dönüş oranı, ortalama doluluk, km başına maliyet gibi kalemlerle birlikte — dönem içinde herhangi bir anda okunabilir. Bu görünürlük özellikle filo büyüdükçe değer kazanır: 5 araçlık bir filoda fark elle takip edilebilir, 30 araçlık bir filoda edilemez.

Birasyo'da bu akış nasıl kurulur?

Birasyo'nun lojistik modülü, rota ve araç verisini depo modülü ile aynı sevkiyat kaydına bağlar; bir sevkiyatın depodan çıkış zamanı, araca yüklenen kalem ve teslim zamanı tek ekranda görünür. Sevkiyat kaydına girilen bilgiden e-İrsaliye otomatik kesilir; uluslararası taşımada gereken CMR ve gümrük evrakı dış ticaret modülü üzerinden aynı veriyle üretilir — bilgi tekrar girilmez. Müşteri-rota-hacim bazlı fiyat/iskonto kuralları tanımlandığında fatura sevk onayı sonrası otomatik kesilir; sevkiyat cari hesap modülü ile bağlı olduğu için müşteri limiti ve açık bakiye sevkiyat kabul edilmeden önce görünür. Sevkiyat kendi filoyla mı taşeron nakliyeciyle mi yapıldığı işaretlenir, her ikisinin maliyeti de aynı sevkiyat koduna yazılır. Araç bazlı yakıt, bakım ve amortisman maliyeti aynı sevkiyat koduna işlendiğinde araç ve rota bazlı kârlılık raporu ay sonunu beklemeden görünür hale gelir.

Lojistik ve kargo sektörüne özgü bu akışın satış, depo ve dış ticaret modülleriyle birlikte nasıl bütünleştiği lojistik ve nakliye çözümü sayfasında anlatılıyor.

Özet

• Filo, depo, sevkiyat evrakı ve faturalama genelde ayrı sistemlerde tutulur; bu durumda bir sevkiyatın gerçek maliyeti ancak elle, gecikmeli hesaplanabilir.
• Depo çıkış zamanı ile teslim zamanı aynı sevkiyat kaydına bağlandığında, gecikmenin depoda mı yolda mı oluştuğu otomatik görülür.
• e-İrsaliye, CMR ve gümrük evrakı tek bir sevkiyat kaydından üretildiğinde bilgi tekrarı ve eksik belge riski azalır; CMR özellikle sınır geçişinde fiziksel olarak bulunması gereken bir belgedir.
• Müşteri-rota-hacim bazlı fiyat kuralları tanımlandığında fatura tutarı elle değil, kurala göre otomatik hesaplanır.
• Sevkiyat kaydı cari hesapla bağlı olduğunda müşteri limiti ve açık bakiye sevkiyat kabul edilmeden önce görünür; vadesi geçmiş fatura listesi ayrıca hazırlanmaz.
• Araç bazlı maliyet ile o aracın taşıdığı sevkiyatlardan gelen gelir aynı kodda toplandığında, araç ve rota bazlı kârlılık dönem içinde herhangi bir anda okunabilir.

Kaynaklar: e-İrsaliye geçiş yükümlülüğü kapsamı GİB düzenlemelerine, CMR belgesinin yasal niteliği 1956 Cenevre Konvansiyonu'na dayanmaktadır. Firmanıza özgü yükümlülük ve eşik bilgisi için mali müşavirinize veya gümrük müşavirinize teyit ettiriniz.