ERP Seçimi: Lisans Modeli Sorulması Gereken 7 Soru

ERP seçiminde fiyat genelde en geç ortaya çıkan konudur. Demo izlersiniz, modüllere baktırırsınız, ekibinizle toplanır karar verirsiniz — sonra "kaç para" sorusu geldiğinde "size özel teklif hazırlayalım" cevabını alırsınız. Bu yazı, teklif aşamasına gelmeden önce sormanız gereken yedi soruyu açıklıyor. Bu yedi soruya net cevap alamadığınız bir satıcıyla daha ileri gitmeyin.

Soru 1: Lisans modeli nedir — abonelik mi, satın alma mı?

Türkiye'de iki ana model var:

Bulut abonelik (SaaS): Aylık veya yıllık kira benzeri ödeme yaparsınız. Yazılım satıcının sunucusunda çalışır. İptal ettiğinizde erişim biter.

Tek seferlik satın alma (perpetual licence): Yazılımı baştan alırsınız, kendi sunucunuza kurarsınız (veya satıcının sunucusunda barındırılır). Erişim hakkı kalıcıdır.

Her ikisinin avantaj/dezavantajı var. Aboneliğin nakit akışı yumuşaktır ama uzun vadede toplam maliyet daha yüksek olabilir. Satın almanın ön ödemesi büyüktür ama 3-5 yılda satın alma genelde daha ekonomiktir. Satıcı size hangi modeli teklif ettiğini açıkça söylemeli, ikisini de sunabiliyor mu sorun.

Soru 2: Fiyatlama nasıl yapılıyor — neye göre artar?

Aboneliğin tipik üç fiyatlandırma birimi vardır:

• Kullanıcı başına aylık (en yaygın)
• Modül başına aylık (bazı satıcılar)
• Şirket büyüklüğüne göre paket (KOBİ paketi, kurumsal paket...)

Kullanıcı başına modelde, "10 kişilik şirketim yarın 15 olursa fiyat ne kadar artar" sorusunun net cevabını alın. Modül başına modelde "yeni bir modül eklersem ek maliyet ne" sorusu kritik. Paket modelde "paketten paketine geçerken eski paket fiyatını ne kadar süre koruyabilirim" diye sorun.

Soru 3: Kurulum, eğitim ve veri taşıma dahil mi?

Bu kalemler genelde fiyat listesinde gizlenir. ERP'ye geçişte gerçek maliyetin %30-50'si bunlardır:

• Mevcut sisteminizden veri çıkarma ve aktarma
• Personel eğitimi (kullanıcı başına saat)
• Süreç danışmanlığı (sizin için doğru kurulumu tasarlama)
• Test ortamında paralel çalışma süresi

"Aylık X TL" rakamı tek başına sözleşmeyi imzalatmaya yetmez. Bu kalemlerin tek tek fiyatını sorun. Bazıları dahil oluyor, bazıları için günlük danışmanlık ücreti alınıyor.

Soru 4: Yıllık fiyat artışı taahhüt altında mı?

Çok atlanan soru. SaaS aboneliklerinde fiyat enflasyon karşısında yıllık güncellenir; ama bazı satıcılar 3 yıl boyunca artışı belirli bir orana (örneğin TÜFE) bağlar. Belirsizse, sözleşmenizi imzaladığınız yıl iyi geçer, ikinci yıl %50 artış sürprizi yaşarsınız. Net taahhüt isteyin.

Soru 5: Sözleşmeden çıkış nasıl olur?

En kritik soru, en az sorulanı. Bir gün ERP'nizi değiştirmek isterseniz:

• Verileriniz size standart formatta (Excel, CSV, JSON) verilebilir mi?
• Veri çıkarma için ek ücret talep edilir mi?
• Çıkış süresi sözleşmede yazılı mı (örneğin 30 gün içinde tam veri teslimi)?
• Sözleşme süresi 12 ay mı, 36 ay mı? Erken çıkışta ceza var mı?

Eğer satıcı "veri çıkışı standardımız yok" diyorsa veya "ona bakarız" diyorsa, sözleşmeyi imzalamak rehinedir. Maliye denetiminde geçmiş yıl kayıtlarına ulaşamamak büyük bir risk.

Soru 6: Özelleştirme yapılırsa kim sahiplenir?

Standart ERP'nin sizin işletmenize tam uymayan kısımları olabilir. Satıcı özelleştirme yapacak (ek modül, özel rapor, özel akış):

• Özelleştirme kodunun mülkiyeti kimdedir? Sizin mi, satıcının mı?
• Bu özelleştirme sonraki sürüm güncellemelerinde bozulursa düzeltme ücretsiz mi?
• Satıcı şirket kapanır veya satın alınırsa özelleştirilmiş kod size teslim edilir mi (escrow)?

Cevapları yazılı sözleşmede arayın. "Sözlü söz" değer taşımaz.

Soru 7: Destek seviyesi ne kapsıyor ve kim sağlıyor?

"Teknik destek dahil" çok geniş bir ifade. Açıklamayı kazıyın:

• Destek saatleri (mesai içi mi, 7/24 mü)
• Sorun çözüm süresi taahhüdü (SLA): kritik sorun 4 saat içinde, normal sorun aynı iş günü gibi
• Destek kanalı: telefon, e-posta, ticket sistemi, chat
• Destek personeli Türkçe mi konuşuyor, yurt dışı mı (özellikle yabancı yazılımlarda kritik)
• Yıllık ek destek paketi ücreti var mı

Eğer satıcı "sorun olursa bize ulaşın" diyorsa ama SLA yoksa, gerçek anlamda destek yok demektir.

Birasyo'nun yaklaşımı

Birasyo ERP iki modeli birden sunar: bulut abonelik (kullanıcı başına aylık) veya tek seferlik satın alma. Fiyat sayfamızda rakam göstermiyoruz çünkü her şirketin kullanıcı sayısı, kullanacağı modül seti ve sektör ihtiyacı farklı. Teklif aldığınızda yukarıdaki yedi soruya da yazılı cevap alırsınız — gizli kalem yok, sürpriz artış yok, veri çıkışı sözleşmede tanımlı.

Birasyo için kişiye özel teklif alın →

Özet

ERP seçimi 1 yıllık bir karar değil, 5-10 yıllık bir bağımlılık kararıdır. Bu yedi soruyu sormaktan utanmayın. Eğer satıcı bunlara somut yazılı cevap vermekten kaçınıyorsa, sözleşme aşamasında nasıl davranacağı belli olmuştur. Önemli olan demo'da gördüğünüz parlak ekran değil, üç yıl sonra hâlâ doğru kurumla doğru ilişkide olduğunuzdur.