Bir üretici ya da toptancı, ürününü bayiye gönderir ama faturayı hemen kesmez; mal bayinin rafında durur, satana kadar mülkiyet üreticide kalır, bayi sattıkça fatura kesilir. Konsinye stok denen bu model özellikle tekstil, elektronik, kozmetik ve yedek parça gibi sektörlerde bayi ilişkisinin standart biçimidir. Sorun modelin kendisinde değil, izlenme biçimindedir: mal depodan çıktığı an çoğu işletmenin kayıtlarında "satılmış" gibi görünür ya da tam tersi, aylarca hiçbir yerde görünmez hale gelir. Sonuçta yıl sonu sayımında bayide duran stok ile muhasebe kayıtları örtüşmez ve kimse hangi ürünün gerçekte kimde olduğunu net söyleyemez.
Bu yazı, konsinye stoğun mülkiyet ile fiziksel konum arasındaki ayrımın ERP'de nasıl kurulduğunu, satış anının fatura sürecini nasıl otomatik tetiklediğini ve iade/sayım farklarının nasıl yönetildiğini anlatıyor.
Konsinye stok neden Excel'de veya kağıtta takip edilemez hale gelir?
Konsinye ilişkisi genellikle irsaliye ile başlar: mal bayiye sevk edilir, fatura kesilmez, çünkü satış henüz gerçekleşmemiştir. Bayi malı sattıkça üreticiye bildirir (ya da bildirmez), üretici bu bildirime göre fatura keser. Tek bir bayi ve az sayıda kalemde bu süreç elle de yürütülebilir. Ama bayi sayısı arttıkça, her bayide onlarca kalem birikince, tablo hızla dağılır:
- Hangi bayide hangi üründen kaç adet olduğu güncel değildir, çünkü son gönderiden sonra kimse rakamı yeniden toplamamıştır.
- Bayi "sattım" dediğinde bu bilgi genellikle telefon ya da WhatsApp üzerinden gelir; sisteme ne zaman ve doğru miktarla gireceği kişiye bağlıdır.
- Merkezdeki stok raporu, bayilerdeki konsinye stoğu saymadığı için ya eksik (gerçek stok görünmez) ya da fazla (satılmış mal hâlâ "stokta" görünür) hesaplanır.
Bu üç sorun birlikte, hem üretim/satın alma planlamasını (ne kadar üretilecek, ne zaman sipariş verilecek) hem de nakit akışı tahminini (ne zaman fatura kesilecek) yanlış veri üzerine kurar.
Mülkiyet ile fiziksel konum ERP'de nasıl ayrılır?
Konsinye stoğun kurulumundaki temel adım, "nerede" sorusu ile "kimin" sorusunu ayrı ayrı cevaplayabilen bir yapı tanımlamaktır. ERP'de her bayi, kendi adına bir konsinye depo/lokasyon olarak tanımlanır; bu lokasyon fiziksel olarak bayinin mağazasında ya da deposundadır ama sistemde "üreticinin mülkiyetindeki stok" olarak işaretlenir. Mal, merkez depodan bu bayi lokasyonuna sevk edildiğinde stok miktarı merkez depodan düşer, bayi lokasyonuna eklenir. Ama bu hareket bir satış değil, bir transferdir; fatura üretmez, yalnızca irsaliye üretir.
Bu ayrım sayesinde herhangi bir anda üç farklı soru ayrı ayrı cevaplanabilir: merkez depoda ne kadar stok var, bayilerde toplam ne kadar konsinye stok var, ve bu konsinye stoğun parasal değeri (üretici mülkiyetinde olduğu için) bilançoda nasıl görünmesi gerekiyor. Hiçbiri diğerine karışmaz.
Bayideki stok satıldığında fatura süreci nasıl tetiklenir?
Konsinye modelin ticari amacı, faturanın satış anına kadar ertelenmesidir. ERP'de bu tetikleyici, bayi konsinye lokasyonundan yapılan bir "satış çıkışı" hareketidir: bayi POS'unda ya da bayi portalında bir ürünü sattığını işaretlediğinde (ya da periyodik satış bildirimi girdiğinde), sistem o kalemi konsinye lokasyonundan düşer ve otomatik olarak üreticiden bayiye fatura satırı oluşturur. Elle yeniden veri girilmez; fatura, zaten sistemde kayıtlı sevkiyat ve satış hareketinden türetilir.
Bu kurulumun pratik karşılığı, bayi sayısı arttıkça ortaya çıkar. On bayiden her ay elle "ne sattınız" bilgisi toplamak yerine, her bayinin kendi satış hareketini kendi ekranından (ya da barkodlu hızlı satış girişiyle) işlemesi, merkezde fatura kesim gününü beklemeden güncel bir tablo oluşturur: hangi bayide ne kadar konsinye stok kaldı, hangi ürün ne hızda dönüyor, hangi bayiye ne zaman yeniden sevkiyat gerekiyor.
Periyodik mutabakat modeli ile anlık bildirim modeli arasındaki fark nedir?
Her bayi anlık satış bildirimi yapacak altyapıya (portal, barkod okuyucu, POS entegrasyonu) sahip olmayabilir. Bu durumda ERP, periyodik mutabakat modelini destekler: belirlenen aralıklarla (haftalık, aylık) bayideki fiziksel sayım ile sistemdeki konsinye stok kaydı karşılaştırılır, aradaki fark "satılmış" kabul edilip faturaya dönüştürülür.
| Model | Nasıl işler | Ne zaman uygundur |
|---|---|---|
| Anlık bildirim | Bayi her satışı POS/portal üzerinden anında işler, fatura satırı hemen oluşur | Dijital altyapısı olan, yüksek hacimli bayiler |
| Periyodik mutabakat | Belirli aralıkla fiziksel sayım yapılır, sistem kaydıyla fark faturalandırılır | Küçük bayiler, düşük hacim, sınırlı dijital altyapı |
İki model de aynı konsinye lokasyon yapısını kullanır; fark yalnızca "satış hareketinin" sisteme ne zaman ve nasıl girdiğindedir. Bir işletme aynı anda hem büyük bayilerinde anlık modeli hem küçük bayilerinde periyodik modeli çalıştırabilir; ikisi de aynı stok ve fatura mantığına bağlanır.
İade ve sayım farkı nasıl yönetilir?
Konsinye ilişkisinde iki tür geri dönüş vardır: satılmamış malın bayiden merkeze iadesi (bu bir satış iptali değildir, çünkü zaten fatura kesilmemiştir; yalnızca ters transferdir) ve satılmış ama sonradan müşteri tarafından bayiye iade edilen malın işlenmesi (bu durumda daha önce kesilmiş faturanın iade süreciyle bağlantılı olması gerekir). ERP'de ilk durum basit bir stok transferiyle, ikinci durum ise satış iade sürecine bağlanarak çözülür; ikisi karıştırıldığında ya iade edilen mal iki kez stoğa yazılır ya da hiç yazılmaz.
Sayım farkı ayrı bir konudur: fiziksel sayımda bayide kayıtlı miktardan az mal çıkması, her zaman "satış" anlamına gelmez: kayıp, hasar ya da sayım hatası da olabilir. ERP'de sayım farkı bir onay adımından geçirilip nedenine göre (satış, fire, kayıp) sınıflandırılmadan otomatik faturaya dönüştürülmemesi, hatalı ya da erken faturalamayı önler.
Birden fazla bayi için konsinye stok nasıl tek tabloda görülür?
Bayi sayısı arttıkça, merkezin ihtiyacı tek bir bayinin durumunu görmek değil, tüm ağın konsolide görünümünü görmektir: hangi üründen toplamda ne kadar konsinye stok dışarıda, hangi bayi hangi hızda tüketiyor, hangi bayide stok fazlası birikmiş (ve bu nedenle yeni sevkiyat ertelenmeli), hangi bayide stok tükenmek üzere (ve yeni sevkiyat planlanmalı). Her bayi ayrı bir konsinye lokasyon olarak tanımlandığı için bu konsolidasyon, ayrı ayrı raporları birleştirmeyi gerektirmeden, tek bir stok raporunun lokasyon kırılımıyla okunmasından ibarettir.
Birasyo'da bu akış nasıl kurulur?
Birasyo'nun stok yönetimi modülü her bayi için ayrı bir konsinye lokasyon tanımlar; merkez depodan yapılan sevkiyat bu lokasyona transfer olarak işlenir ve fatura üretmez. Bayi satışı POS/portal üzerinden anlık bildirildiğinde ya da periyodik sayımla mutabakat yapıldığında, satılan kalemler konsinye lokasyondan düşer ve satış modülü üzerinden otomatik fatura satırı oluşturulur. Elle yeniden veri girilmez. Sayım farkları onay adımından geçmeden faturaya dönüşmez; iade hareketleri, satış öncesi ters transfer ile satış sonrası iade sürecini ayrı ayrı işler. Merkez, tüm bayilerdeki konsinye stoğu tek bir raporun lokasyon kırılımında, güncel olarak görür.
Çoklu bayi/depo yapısının genel kurulumu çoklu şube ve çoklu depo yönetimi yazısında, satış-irsaliye-fatura eşleşmesinin mantığı bu yazıda ayrıca anlatılıyor.
Özet
- Konsinye stokta mülkiyet ile fiziksel konum farklı yerlerdedir; ERP'de bu ayrım, bayi başına tanımlanan konsinye lokasyonlarla kurulur.
- Merkezden bayiye sevkiyat bir transferdir, satış değildir; fatura üretmez, yalnızca stok lokasyonunu değiştirir.
- Bayideki satış anlık bildirim ya da periyodik mutabakatla sisteme işlendiğinde, fatura elle yeniden veri girilmeden otomatik türetilir.
- Sayım farkları nedenine göre sınıflandırılmadan otomatik faturaya dönüştürülmemeli; aksi halde hatalı ya da erken faturalama riski doğar.
- Satış öncesi iade (ters transfer) ile satış sonrası iade (fatura iadesi) ayrı süreçlerdir ve karıştırılmamalıdır.
- Her bayi ayrı lokasyon olarak tanımlandığında, merkez tüm ağın konsinye stok durumunu tek raporda, lokasyon kırılımıyla görebilir.
İlgili yazılar:
Bu yazıyı LinkedIn'de paylaşın
Başlık, özet ve etiketler panoya kopyalanır, paylaşım penceresi açılır. Yapıştırıp (Cmd/Ctrl+V) gönderin.
