e-Arşiv Fatura: Kimler Kesmek Zorunda ve e-Faturadan Farkı Ne?

"e-Fatura mı, e-Arşiv mi keseceğim?" sorusu, e-dönüşüme yeni geçen KOBİ'lerin en sık takıldığı yerdir. İkisi de elektronik fatura ama farklı alıcı tiplerine kesilir. Yanlış olanı kesmek, faturanın geçersiz sayılmasına veya müşteriyle gereksiz bir düzeltme trafiğine yol açar. Bu yazı ikisinin farkını, kimin hangisini kesmek zorunda olduğunu ve en sık yapılan hataları net biçimde açıklıyor.

Temel fark tek cümlede

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellefe (şirkete) kesilir. e-Arşiv, e-Fatura sistemine kayıtlı OLMAYAN alıcıya kesilir — yani son tüketiciye, küçük esnafa ya da henüz e-Fatura mükellefi olmamış şirketlere.

Yani alıcının kim olduğuna göre sistem otomatik karar verir: Karşı taraf sistemde kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv.

Kimler kesmek zorunda?

2026 itibarıyla genel kural: e-Fatura mükellefi olan herkes, e-Arşiv mükellefi de sayılır. e-Fatura zorunluluğu yıllık ciro eşiğine (2026'da yaklaşık 3 milyon TL) veya sektörel kapsama bağlıdır. Bu eşiği aşan bir şirket hem e-Fatura hem e-Arşiv kesebilmek zorundadır, çünkü müşterilerinin bir kısmı kayıtlı, bir kısmı kayıtsız olacaktır.

Ayrıca e-Ticaret yapanlar için ayrı bir kural var: internetten satış yapan ve belirli ciro eşiğini aşan işletmeler, ciro şartı olmadan da e-Arşiv kesmek zorunda olabilir. Online satışta alıcı çoğunlukla son tüketici olduğundan e-Arşiv kritik hale gelir.

Pratikte nasıl çalışır?

Diyelim ki bir toptancısınız ve hem başka şirketlere hem de zaman zaman son tüketiciye satış yapıyorsunuz:

• B şirketine (e-Fatura mükellefi) sattığınızda → sistem otomatik e-Fatura keser, karşı tarafın sistemine düşer.
• Son tüketiciye (bireysel müşteri) sattığınızda → e-Arşiv kesilir, müşteriye e-posta/SMS ile gönderilir ya da kağıt çıktısı verilir.

İyi kurulmuş bir ERP'de bu kararı siz vermezsiniz; müşteri kartındaki vergi numarası kontrol edilir, sistem hangisinin kesileceğine kendi karar verir. Manuel karar verdiğiniz her noktada hata riski doğar.

En sık yapılan 3 hata

1. Yanlış tipte kesip müşteriden ret almak. e-Fatura mükellefi bir müşteriye yanlışlıkla e-Arşiv keserseniz, müşteri bunu kendi sistemine işleyemez ve düzeltme ister. Tersi de geçerli. Çözüm: müşteri kaydını güncel tutmak ve sistemin GIB'in mükellef listesini kontrol etmesini sağlamak.

2. e-Arşiv raporunu zamanında göndermemek. e-Arşiv faturalar, kesildikleri günü izleyen gün GIB'e raporlanmalıdır (genel kural). Bu raporlama otomatik değilse unutulur ve usulsüzlük cezası doğar.

3. İptal/iade sürecini yanlış yönetmek. e-Arşiv faturada iptal, e-Faturadan farklı işler. Kesim gününde iptal mümkünken, sonraki günlerde iade faturası gerekebilir. Süreç karışınca KDV beyanı da yanlış olur.

Saklama yükümlülüğü

Hem e-Fatura hem e-Arşiv faturalar elektronik olarak 10 yıl saklanmak zorundadır (Vergi Usul Kanunu). Kağıt çıktı yeterli değildir; orijinal elektronik dosya (imzalı) muhafaza edilmelidir. ERP'niz veya entegratörünüz bu arşivi tutmuyorsa, denetimde belge sunamama riskiyle karşılaşırsınız.

Birasyo'da nasıl?

Birasyo ERP, fatura keserken müşterinin e-Fatura mükellefi olup olmadığını otomatik kontrol eder ve doğru tipi (e-Fatura ya da e-Arşiv) kendisi seçer. e-Arşiv raporları GIB'e zamanında iletilecek şekilde hazırlanır, iptal/iade akışları tip bazında doğru yönetilir, ve 10 yıllık elektronik arşiv güvenli biçimde saklanır. Yanlış tip kesme ve geç raporlama riskini yapısal olarak ortadan kaldırır.

Birasyo e-Dönüşüm modülünü inceleyin →