Bir müşteri geçen yılki sözleşmenin vade maddesini sorar. Satış müdürü masaüstündeki klasöre bakar, üç farklı "son" dosyası bulur. Muhasebe başka bir sürümü e-postada tutar. Hukuk danışmanı imzalı olanı ister, imzalı taramanın hangi telefonda kaldığını kimse hatırlamaz. Yirmi dakika sonra doğru belge bulunur ama kimse bunun gerçekten son sürüm olduğundan emin değildir.
Bu yazı, belgelerin klasör ve e-posta düzeninden çıkıp ERP içinde nasıl tek bir arşive bağlandığını anlatıyor. Okur olarak satın alma kararını veren patronu, finans ve operasyon müdürünü düşünüyoruz.
Belge kaosu işletmeye ne kaybettirir?
Kayıp üç yerde görünür. Birincisi zamandır, çünkü aranan belge için birden fazla kişi birden fazla yere bakar. İkincisi hatadır, çünkü eski sürümdeki fiyat ya da vade üzerinden iş yapılır. Üçüncüsü denetimdir, çünkü vergi incelemesinde ya da müşteri uyuşmazlığında istenen belgenin bulunamaması doğrudan sorun yaratır.
Kısa cevap: Belge dağınıksa sorun dosya sayısı değil, belgenin hangi kayda ait olduğunun belirsizliğidir.
Klasör düzeni neden bir noktadan sonra çalışmaz?
Klasör düzeni, onu kuran kişinin kafasındaki mantığa dayanır. İki kişi aynı sözleşmeyi farklı klasöre koyabilir. Dosya adı "Sozlesme_son_v3_FINAL" olduğunda hangisinin geçerli olduğunu yalnızca dosyayı kaydeden bilir. E-posta eki ise gönderen ve alan dışında kimsenin göremediği bir arşivdir. Çalışan işten ayrıldığında o arşiv de gider.
Ayrıca klasör, belgeyi işlemden ayırır. Fatura PDF'i bir yerde, o faturanın sipariş ve irsaliyesi başka yerde durur. Birini bulan diğerini ayrıca arar.
ERP'de belge arşivi nasıl kurulur?
Mantık basittir: belge, ait olduğu kayda bağlanır. Sözleşme müşteri kartına, tedarikçi faturası satın alma kaydına, irsaliye sevkiyat kaydına eklenir. Kayda giren kişi belgeyi de görür.
Kurulum için dört karar yeterlidir.
- Belge türleri. Sözleşme, fatura, irsaliye, teklif, kimlik ve yetki belgeleri, sertifikalar gibi sınıflar baştan tanımlanır.
- Bağlandığı kayıt. Her türün hangi karta ya da işleme bağlanacağı belirlenir.
- Yetki. Kim hangi türü görür, kim yükler, kim siler. Maaş ve özlük belgelerini herkesin görmesi beklenmez.
- Adlandırma. Dosya adına güvenmek yerine belge türü, tarih ve ilgili kayıt alanlarından arama yapılır.
Birasyo'nun Doküman Yönetimi modülü bu mantıkla çalışır. Belgeler dijital arşivde tutulur, taranmış belgeler OCR ile aranabilir PDF'e dönüşür ve her değişiklik ayrı sürüm olarak saklanır.
Sürüm takibi neden en çok sözleşmede işe yarar?
Sözleşme ve teklif gibi belgeler pazarlık boyunca değişir. Her değişikliğin ayrı sürüm olarak saklanması üç soruya cevap verir. Hangi sürüm geçerli, bir önceki sürümde ne yazıyordu, değişikliği kim ne zaman yaptı.
Üzerine yazılan dosyada bu bilgiler kaybolur. Uyuşmazlıkta "o maddeyi biz öyle kabul etmemiştik" cümlesinin karşılığı sürüm geçmişinde bulunur ya da bulunamaz.
Taranmış belgede arama nasıl yapılır?
Islak imzalı sözleşmeyi tarayıp PDF olarak kaydetmek tek başına arşiv yapmaz, çünkü taranmış PDF bir resimdir ve içinde kelime aranamaz. OCR bu resmi okunabilir metne çevirir. Böylece "vade", "cezai şart" ya da bir tedarikçinin unvanı gibi ifadelerle belge bulunur.
Birasyo'nun yapay zekâ asistanı da belge yönetimine yüklenen PDF ve taranmış belgelerin metnini okur. Sözleşme, fatura ve diğer belgeleri içlerinde geçen ifadeyle bulur. Asistanı yalnız belge yönetimiyle de kullanabilirsiniz.
Çalışan ayrıldığında belgeler ne olur?
Belgeler kişisel bilgisayarda ve e-posta kutusunda durduğunda, işten ayrılan bir satış temsilcisi ya da muhasebe uzmanı yanında müşteri yazışmasının, imzalı sözleşmenin ve fatura ekinin tamamını götürmüş olur. Posta kutusu kapatılırsa belgeler de kapanır.
Belge ERP'de müşteri veya tedarikçi kartına bağlıysa kayıt kişiye değil firmaya aittir. Yerine gelen kişi kartı açtığında geçmiş sözleşmeleri, teklif sürümlerini ve ekleri olduğu gibi görür. Devir teslim toplantısı "hangi klasöre baktın" sorusuyla başlamaz.
Belgeyi işlemle birlikte görmek ne değiştirir?
Bir tedarikçi faturasında tutar uyuşmazlığı çıktığını düşünün. Klasör düzeninde finans önce faturayı arar, sonra siparişi, sonra mal kabul irsaliyesini. Üç ayrı yerden üç ayrı belge toplanır ve kayıtla karşılaştırılır.
Belgeler kayda bağlıysa satın alma kaydını açan kişi sipariş, irsaliye ve fatura belgesini aynı ekranda görür. Satın alma onay zinciri ve üç yönlü eşleştirme yazısında anlatılan kontrol, belgeler aynı kayıtta durduğunda çok daha kısa sürer.
Belgeler ne kadar süre saklanmalı?
İki kanun birlikte düşünülür. Vergi Usul Kanunu madde 253'e göre defter tutmakla yükümlüler, defter ve belgelerini ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklar. Türk Ticaret Kanunu madde 82'ye göre ise ticari defter ve belgeler için saklama süresi on yıldır.
Pratikte bu fark önemlidir. Beş yıllık sürenin dolduğunu düşünüp atılan bir belge, ticari uyuşmazlıkta lazım olabilir. Amortismana tabi bir sabit kıymetin alış faturası için beş yıllık süre, kıymetin tamamen itfa edildiği yılı izleyen yıldan başladığı için o fatura da çok daha uzun süre saklanır. Hangi belge türüne hangi sürenin uygulanacağını mali müşavirinizle yazılı hale getirmek, arşivin silme kuralını da netleştirir.
| Soru | Cevap |
|---|---|
| Vergi mevzuatında genel saklama süresi | İlgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıl (VUK m. 253) |
| Ticari defter ve belgelerde süre | 10 yıl (TTK m. 82) |
| Sabit kıymet alış belgesi | Beş yıllık süre, kıymetin tamamen itfa edildiği yılı izleyen yıldan başlar |
E-imza arşive nasıl bağlanır?
Belge arşivden çıkıp imzaya gidiyorsa süreç yine dağılır. Çıktı alınır, imzalanır, taranır, geri yüklenir. Nitelikli e-imza arşivle entegre olduğunda belge sistemde kalır, imzalı hali aynı kayda sürüm olarak girer. Kağıt adımı kalkar, "imzalı olan hangisiydi" sorusu da biter.
İlk hafta nereden başlanır?
Tüm arşivi bir seferde taşımak gerekmez. Şu sıra işe yarar.
- En çok aranan üç belge türünü seçin. Çoğu işletmede bunlar sözleşme, tedarikçi faturası ve tekliftir.
- Yeni gelen belgeleri bugünden itibaren sisteme yükleyin, eskileri talep geldikçe taşıyın.
- Yetki gruplarını tanımlayın, özlük ve finans belgelerini ayrı tutun.
- Bir ay sonra "bu belgeyi kim, ne kadar sürede buldu" sorusunu yeniden sorun.
Bu düzen, kendi belgelerinizle denemek istediğinizde demo talebiyle görülebilir.
Özet
- Belge kaosunun kaynağı dosya sayısı değil, belgenin ait olduğu kayıttan kopmasıdır.
- ERP'de belge, ilgili müşteri, tedarikçi veya işlem kaydına bağlanır ve yetkiye göre görünür.
- Sürüm takibi hangi sürümün geçerli olduğunu ve kimin neyi değiştirdiğini gösterir.
- OCR taranmış PDF'i aranabilir hale getirir, asistan belge içeriğinden belge bulur.
- Saklama süresi vergi mevzuatında beş yıl, Türk Ticaret Kanunu'nda on yıldır. Hangisinin hangi belgeye uygulanacağını mali müşavirinizle netleştirin.
Kaynaklar
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, madde 253 (defter ve belgelerin saklanması)
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, madde 82 (saklama süresi)
- TÜRMOB, "VUK'a göre defter ve belgelerin saklanma süreleri ve özellikli durumlar"
Saklama sürelerinin kendi işletmenize uygulanışı için mali müşavirinize teyit ettirin.
Bu yazıyı LinkedIn'de paylaşın
Başlık, özet ve etiketler panoya kopyalanır, paylaşım penceresi açılır. Yapıştırıp (Cmd/Ctrl+V) gönderin.
